2016年8月29日 星期一

投資用指數基金,不用想,不用煩

先看看如果你投資兩款指數,1) S&P 500 和 2) 恒生指數 歷史以來連同股息的回報(假設股息不用來再投資)﹕

如果你在1960年$1買入S&P 500,連同分派的股息,你在2015年會有$47,平均每年複式回報7.26%。

如果你在1975年$1買入恒指,連同分派的股息,你在2015年會有$98,平均每年複式回報12.14%。

S&P 500的資料可以在這裡找: http://pages.stern.nyu.edu/~adamodar/New_Home_Page/datafile/spearn.htm
恒生指數在這: https://www.quandl.com/data/YAHOO/INDEX_HSI-Hang-Seng-Index-Hong-Kong

如果你在1960年買入追蹤S&P 500的指數基金,如SPDR S&P 500 ETF(symbol: SPY)(或在香港買的領航標普500(symbol: 3140)),你的每年平均複式回報在扣除費用後很大概是7%。如果你買追蹤恒指的2800盈富基金,回報是12%。得到這樣的回報,不用任何時間費神,買入然後長期持有就行了。這個回報比很多其他的選擇好得多了,而這就是這篇網誌想帶出的訊息:不用想,不用煩,投資用指數基金

甚麼是指數基金?
指數基金是一種以復製一種指定指數回報的基金,例如盈富基金就追蹤恒生指數,方法就是根據恒生指數入面各股票的權重來買入各樣股票。指數類型有很多,不一定是股票,也可以是債券、樓價等等,但這篇網誌說的是跟蹤一籃子股票的指數,因為回報最為理想(詳情可以看 Stocks for the Long Run,整本書就是為了說出長線投資股票比其他資產優勝)。股票的指數也分國家,地方,大中小型公司,不同行業,成長或價值,或有一些特別偏好例如股息的追求。S&P 500是追蹤在美國上市的500間大型公司回報的指數(不一定是最大的500間,因為有流動性,地域來源收入等因素)。恒指則是追蹤香港上市的藍籌公司。

為甚麼指數基金的回報那麼好?
在資本社會,透過公司賺取回報比其他方法高,公司因為自身的經營能力不斷改善,人口增加,社會的通脹偏向,每年賺的錢隨著時間越來越多,公司價值越來越高,而股票是公司的擁有權,自然回報高。

股票指數基金給你的是市場回報,即大概是一個市場入面公司總和的回報。如果你自己選擇個別股票回報可能會高一點,但風險不低。要不用煩,不用想,投資指數基金對很多人來說是一個較好的選擇。簡單來說,以下是買指數基金而不是買個別股票的理由:

  • 沒時間。在本金少的情況下,用時間去增加你的工作收入會比花時間研究股票有更高的回報。
  • 不夠股票投資的智慧和應有的性格。股票投資對性格有不少於知識的要求。股神巴菲特和他的合伙人芒格不是天才,但他們特有的性格令他們的投資成功。
  • 對投資沒興趣。人不是一定要賺盡世上的每一分錢,如果你對投資沒興趣,不如花精神和時間在你喜歡的事情上,投資的事就交給指數基金好了。
  • 滿足於市場回報平均每年6-8%,不需要變成超級有錢(如果你想超級有錢,創業可能比買個別股票好)。

總體來說,指數基金比自己選擇股票或其他基金的回報高,主要是因為在一個市場裡,每一次買賣都是一個零和遊戲(zero-sum game)(這個計算是包括機會成本),所以整體來說只能賺取那個市場經濟上升的回報。基金的經營費用和個人交易的費用越高,回報越低。因為追蹤指數的成本很便宜(你自己也可以做,不過不建議),所以指數基金運營費很低。美國上市的SPY是每年0.09%,香港上市的2800盈富基金是每年0.10%,香港上市的3140領航標普500每年0.25%。你沒看錯,每10000元只交每年9至25元的費用,真的很低。

為甚麼選指數基金,而不是其他經理人更加落力挑選股票的主動型基金?
指數基金賺的市場回報,在定義上是比市場一半的資金所得到的回報高,比另一半的資金回報低。之前都說過有大概6-10%的回報,很不錯的了。如果你選主動型基金,你不知道哪一種基金會比市場的回報高,而你隨機挑中的機會其實是低於50%,因為主動型基金的費用較高,影響回報。一個基金經理連續幾年的好回報,也可以是隨機的結果。你以為看歷史連續十年回報比市場好的經理就一個好選擇嗎?如果有一千個基金經理,那即使他們是隨機的投資平均來說裡面也有一個會達到連續十年比市場的成績好,但那十年的記錄對將來的回報預測跟本沒有幫助,而在這個社會上,基金經理不只一千人。要選一個好的基金經理所需要的知識和判斷力不會比挑個別股票少,何苦呢?

曾經有一個對沖基金經理在2008年對巴菲特挑機,用Protege對沖基金挑戰巴菲特所選的指數基金SPY,以下是2008到2015年的結果(來源):


著名的基金經理人彼得林奇Peter Lynch,大家可能聽過,他的Magellan fund曾經打敗S&P 500多年,但在他最後的幾年,成績其實和S&P 500差不太遠。我在一本書The Four Pillars of Investing: Lessons for Building a Winning Portfolio找到這幅圖:

有一些人,尤其近來興起的一堆「價值投資人」,不斷的說市場有效論(efficiency market hypothesis)是錯的,還會間中引用巴菲特或芒格說過的話斷章取義。我覺他們主要忽略了兩點。
  1. 市場可能在短期因為各種原因失效,但長期來說是有效的。Benjamin Graham也說過"In the short run, the market is a voting machine but in the long run, it is a weighing machine."
  2. 市場有效論的意思並不是說市場是對的,而是說你很難去証明市場是錯的。要証明一件事很多時都需要有現在最新的資料,不然都是空談,而市場對最新資料的消化是挺有效的。
投資在指數基金,在長線來說,比其他的基金有更加穩定和可觀的回報。

選擇甚麼指數,甚麼指數基金?
要有穩定的可觀回報,選擇指數最好符合以下條件:
  1. 指數包含的都要是公司的股票。
  2. 要包含各行各業,收入來源來自不同國家,分散風險。
  3. 要有盡量多數量的公司。
  4. 公司要在資本主義,政府對私人公司盡量不干預的國家。
  5. 包含大型公司的比重最好多一點,因為資本主義有馬太效應,強者越強,大公司成為大公司一定有過人之處,而且大公司的財務較穩定,公司的價值也較穩定。
  6. 公司要在民主的國家。
  7. 公司要在軍事強大的國家。國家能夠保護公司在其他國家的利益。
  8. 公司要在政治穩定的國家。
  9. 指數根據市值來決定一間公司在指數的佔比(market-cap weighted index),這樣可以減少基金裡的交易費用和基金經理的主觀因素。
  10. 指數的目標市場要有大量有代表性的公司上市,可以納入指數。反面的例子是一些中東國家指數並沒有很多中東國家公司,因為那裡上市的公司很少。
因為以上的條件,我認為只有追蹤國家或廣泛地域的指數,如美國的S&P 500,香港的恒生指數,歐州的FTSE Developed Europe All Cap Index,除去美國以外國家的FTSE Global All Cap ex US Index,追蹤全球公司的 FTSE Global All Cap Index。

根據我個人喜好,如果我在美國,會選擇以下的ETF:
  • SPDR S&P 500 ETF (SPY)
  • iShares MSCI Hong Kong (EWH)
或是用領航的開放式基金(open-ended mutual fund),不用ETF:
  • Vanguard 500 Index Fund Admiral Shares
  • Vanguard FTSE All-World ex-US Index Fund Admiral
如果我在香港,則只會選擇ETF,因為香港的開放式基金(open-ended mutual fund)費用太高。
這樣的回報未來可以持續嗎?風險是甚麼?
我所選擇的指數基金的回報是根據這個世界的經濟成長。這個世界會越來越好,因為資本主義的國家會培育出越來越好的公司,全球的人口會一直增加。一些人以為高增長的地方都已經開拓了,但是我相信未來還有很多高增長的地方。互聯網令知識和信息以很低的成本給予這個世界每一個人,現在有更大部份的人可以參與科技和公司的發展,經過過去十多二十年的沉澱,人類的潛能對未來所帶來的經濟增長我認為不會比上個世紀差很多。指數基金未來的回報可能會比以前差一點,但相信仍然是相當可觀。

指數基金包含的始終是股票,雖然長遠來說回報可觀,但短期的波動不小,投資指數基金最好有十年以上的時間。恒指連股息在大部份的時間,十年的平均複式回報有時候6%以上。

S&P 500比較差一點,但5%以上也不會難。

通常用來投資的資金來源可以分為每月每年一點點的來,或是因退休、遺產繼承等的一筆過(lump sum)。兩種來源也可以用來投資指數基金,不過一點一點的去投資風險較低,例如透過月供股票去月供盈富基金,因為少了一大筆錢買入時價格太貴的問題。一筆過投資指數基金如果長線的話(20年以上)出錯的機會也不會太大,但在歷史上會出錯的年份也不少,例如2000,2007,和現在2016(大膽預測一下,呵呵)。除非你要用投資來退休,不然還是把一筆過的資金每年每月分三至五年平均的投入比較好。如果要用一筆過投資來退休怎麼辦?秘訣就是我之前說過的再平衡,同時投資幾支指數基金做組合,分散風險(在規劃退休時還要加上如現金或債券的資產,在此略過,以後有機會再寫一篇退休的)。你可以看看以一個一半恒指和一半S&P 500的一百萬組合由1984年開始,用再平衡得出來的結果。


在以下的圖,藍色是恒指十年的平均每年複式回報,紅色是S&P 500十年的平均每年複式回報,橙色是以恒指加S&P 500再平衡的十年的平均每年複式回報。


用再平衡的十年平均每年複式回報比純投資恒指差一點,但可以看到波動低了很多。恒指以往的高回報在未來未必可以跟以往一樣,所以選擇波動性低的投資組合會比較好。

指數基金那麼好,那跟房產來比,怎麼看?
房產回報本身比指數基金低一點,但因為房產可以用低成本和沒保証金追加(margin call)做槓桿,在計入槓桿的情況下回報(leveraged return)比指數基金好一點。中肯的說,我覺得對大部份人來說,房產,尤其自住樓,是一項很好的投資,主要是因為大部份人對房產的認識比較深,再加上房地產買賣手續比較繁複,間接鼓勵人長期投資。其實投資,無論房產還是指數基金,要賺取可觀回報都是靠時間,不理市場的高低,一直持有,這也是為甚麼在香港較多人是憑買房產達至小富。

指數基金和房產各有好處,你可以按自己的情況選擇哪個時間做哪種投資:

指數基金房地產
少錢的時候大概一千美元本金的時候就夠成本效益可以開始了。在香港可以用月供股票方式開始,$1000港紙可以開始了,不過因為手續費貴,我建議有能力每月供$3000才用月供股票。近乎沒可能參與,就算參與了也只能all-in一間房產,不能夠分散風險。有急要用錢的時候,房產變現能力差,尤其在房價向下的情況下因為槓桿令可以淨資產大幅降低,不能用重貸提取現金。
每月有充足現金流的時候,如有穩定工作或其他收入可以每月買一點,拉開時間投資,減低風險。因為另外有充足現金流,有能力供款,可以在每月還款與現金流比率不太高的情況下,投資房地產。因為每月的供款是強制性的,最好有預留三到六個月每月支出和供款。

退休的時候因為不用費神,很適合退休。不過指數基金的組成是股票,波動性不低,要好好留一部份現金或其他資產做緩衝,例如債券。我遲些會寫關於用指數基金來退休的方法。管理房理產較費神,如果你資產不多,不能同時有幾間房產,不能分散風險。房產最大的好處是有穩定現金流(假設你供款比租金),所以在有能力管理房產的情況下(或用物業管理)也是不錯的選擇。

有家庭的時候有了自住樓後,指數基金的變現能力和沒供款的壓力令指數基金有一定的優勢。在緊急情況下,你可以用孖展在不賣資產的情況下提取現金應付不時之需。不過記住,不是在緊急情況下不要用孖展。自住樓帶給家人穩定生活的優勢,是其他資產很難提供的。在有預留三到六個月每月支出和供款的情況下,借貸買自住樓應該是不會錯的了。

最後,我想以巴菲特的說話來做總結,可以在2013年給Berkshire Hathaway股東的信p.19找到http://www.berkshirehathaway.com/letters/2013ltr.pdf。巴菲特一生熱愛投資,用大部份時間去閱讀,和研究各樣公司的年報。他積極投資個別股票,達到長時間驚人的回報,但在八十三歲時他給他家人的建議是指數基金,而不是甚麼學習投資然後選擇個別股票,甚至不是巴菲特公司Berkshire Hathaway的股票,這一點值得我們好好深思。
Most investors, of course, have not made the study of business prospects a priority in their lives. If wise, they will conclude that they do not know enough about specific businesses to predict their future earning power. I have good news for these non-professionals: The typical investor doesn’t need this skill. In aggregate, American business has done wonderfully over time and will continue to do so (though, most assuredly, in unpredictable fits and starts). In the 20th Century, the Dow Jones Industrials index advanced from 66 to 11,497, paying a rising stream of dividends to boot. The 21st Century will witness further gains, almost certain to be substantial. The goal of the non-professional should not be to pick winners – neither he nor his “helpers” can do that – but should rather be to own a cross-section of businesses that in aggregate are bound to do well. A low-cost S&P 500 index fund will achieve this goal.
That’s the “what” of investing for the non-professional. The “when” is also important. The main danger is that the timid or beginning investor will enter the market at a time of extreme exuberance and then become disillusioned when paper losses occur[...]The antidote to that kind of mistiming is for an investor to accumulate shares over a long period and never to sell when the news is bad and stocks are well off their highs. Following those rules, the “know-nothing” investor who both diversifies and keeps his costs minimal is virtually certain to get satisfactory results. Indeed, the unsophisticated investor who is realistic about his shortcomings is likely to obtain better long term results than the knowledgeable professional who is blind to even a single weakness.
If “investors” frenetically bought and sold farmland to each other, neither the yields nor prices of their crops would be increased. The only consequence of such behavior would be decreases in the overall earnings realized by the farm-owning population because of the substantial costs it would incur as it sought advice and switched properties.
Nevertheless, both individuals and institutions will constantly be urged to be active by those who profit from giving advice or effecting transactions. The resulting frictional costs can be huge and, for investors in aggregate, devoid of benefit. So ignore the chatter, keep your costs minimal, and invest in stocks as you would in a farm.
My money, I should add, is where my mouth is: What I advise here is essentially identical to certain instructions I’ve laid out in my will. One bequest provides that cash will be delivered to a trustee for my wife’s benefit. (I have to use cash for individual bequests, because all of my Berkshire shares will be fully distributed to certain philanthropic organizations over the ten years following the closing of my estate.) My advice to the trustee could not be more simple: Put 10% of the cash in short-term government bonds and 90% in a very low-cost S&P 500 index fund. (I suggest Vanguard’s.) I believe the trust’s long-term results from this policy will be superior to those attained by most investors – whether pension funds, institutions or individuals – who employ high-fee managers.

2016年8月21日 星期日

網誌成書是沒有深度工作的結果

近兩年逛書局,看到多了一些由blog主寫成的書,其中較多的是投資,也有生活style,經濟,或旅遊。「富足人生」的文章較少談及現時的話題,因為那些文章容易失去時效,所以盡量避免。但我覺得「網誌成書」這種風氣近來有增加的趨勢,站在越來越少人肯去做深度工作的風口上,相信會持續頗長的時間,故此決定破例寫一下。由於筆者對投資較有心得,看了那些投資書籍之後除了搖頭,也頓然有感想抒發自己的意見,所以寫這篇網誌讓讀者也可以深思這種「網誌成書」的風氣所引申出來的問題。

之前筆者的一篇小心資訊氾濫主要是從讀者的角度出發,道出花太多時間在碎片化資訊的問題,現在這篇說「網誌成書」的風氣則是以旁觀者的角度,去探討沒有經過深度工作所得出來的這些書籍。筆者對投資較有心得,所以評論的主要是關於投資的書籍。

雖然筆者對「網誌成書」是抱負面的態度,但我還是會在作者出發點是好,真的想分享知識經驗的假設上去討論。我覺得那些書的作者只是不清楚上下文(context)的重要性,而不是存心想用捷徑去拿名和利。網誌文章因為其碎片化的特性,是較適合一些可以獨立來閱讀的文章,例如關於最近一則新聞的評論,一件產品的評價,一個專題的探討,或一些簡短的教學。將幾篇網誌的文章,集合成書,像散文集一樣,用來講解像投資這種博大而又複雜的知識,實在很不適合。我覺得這些書的作者太過急於求成,讀者讀完這些書的感覺多是"I don't know why, I just like this guy",感覺很好,好像知多了一點,但實際應用起來不知如何入手。更有甚者,將書中的某個建議硬套在自己的情況上,結果可想而知。思想得比較多的讀者,如筆者,更會發現這些書有時前言不對後語,邏輯上不成立,或是結論與親身經歷有所違背。
網誌寫成的書質素麻麻
看了一些將網誌文章集合而成的投資書之後,我覺得它們都有以下一種或多種的問題:

1. 不能將知識遁序漸進的帶出來
一本書通常都有前因才有後果,但每篇網誌都只有當時作者的假設,放在一起很容易有將邏輯沒有說明好的問題。例如一篇文章說護城河,另一篇說Google有多好,兩篇其實有關係的文章分開了放就失去了連貫性,作者覺得理所當然的事讀者可能看不出來。因為一本書的每一頁都知道自己是書的一部份,對編排可以造得比較細膩。

2. 不能將知識由淺至深的帶出來
複雜的知識通常都有一個知識的積累過程,如數學的微積分要放在代數和三角幾何之後。投資的知識雖然較容易吸收,但也是有過程的,一開始把市帳率p/b,市盈率p/e搬出來,沒有債券投資或現金流折現的基礎會造成讀者好像懂了但其實不懂的問題。

3. 沒有完整框架
如果一本書的題目是價值投資,那寫書時會考慮關於價值投資的各樣問題和知識,判斷出書要組成的部份和各個章節,之後才將每一頁寫出來,對完整性的要求較嚴格。網誌的文章一般不會要求有多完整,盲點較多,每篇文章寫的時候作者不會知道是要放在一個框架裡,所以文與文之間的恊同性和互補性低,放在一起不會做到三個臭皮匠出一個諸葛亮。

4. 缺少比較和對比
書的每一章都知道自己是書的一部份,所以相近的章節會給放在一起,而且有一個共同的作用,例如說明各樣計算價值的方法,那就會引出不同方法的比較和對比。把網誌放在一起很少會做到這種效果,因為作者寫一篇文章時很少會引回自己之前說過的東西加以說明,反而是今天的我打倒昨天的我較多...

5. 對專題的解答不完整
一本書的章節如果是說護城河,作者會把自己多年知道的各樣護城河說出來,詳加說明,引用例子。相反,網誌多是隨筆,只有作者當時的知識,在集成書時不會把新的知識補充上去,造成知識的不完整。

6. 失去時效
網誌是題目很多時是即時性,即昨天某公司出季度財報,今天出網誌評論,讀者多是一直追開該網誌,一出即看,沒有問題。但這些文章造成書的時候因為讀者有了不同時間的訊息,那些文章看上去很易會有感覺怪怪的感覺。

7. 缺乏了適當的重複
一些書的作者因為知道有幾點是特別重要,例如說投資時的margin of safety安全邊際,可能會在書中的幾個位置重複一下,加強讀者的記憶會感受到重要性。網誌因為想干貨較多,集成書時對文章的篩選也會有所遺留,和看不清整本書旳全貌,缺乏了這些特別設計的重複點。

8. 態度不同
寫網誌的心態多是隨筆,不著重完整性和正確性,反正已經作了個「免責聲明」嘛,很適合一些用寫網誌來自娛的人,如在週末充實時間,或退休人仕。寫書的作者態度則會更嚴謹,對書的要求較嚴格,所以寫成的作品有較高的品質。

9. 質素參差
一些作者寫了網誌一段時間後,知識增多,寫的文章也越來越有深度,但在編成書時,會將之前沒那麼有價值的文章跟之後有更高價值的文章放在一起,風格可能會格格不入,拉低整本書的質素。

雖然說了這麼多「網誌成書」的問題,但這並不代表我是反對所有作者將網誌文章篇成書的。一些網誌像說小故事般的很適合編成一本書,例如劉墉的我不是教你詐,那些小故事如果本來是網誌的文章,那編出來效果是很不錯的。其他一些關於某個狹窄題目的網誌,如講一種生活style簡約主義minimalist,也是可以接受。可惜就現時來說,由網誌寫成關於投資的書,我沒有看到一本夠質素的,主要是因為作者多是平時寫隨筆網誌多,對投資的心態可能是淺嘗即止,而出書只是因為讀者人數多就順其自然,小小自娛的心態,對讀者在投資的知識上幫助不大。


2016年8月15日 星期一

清單一切,連想都懶得想

最近讀了一本書叫為甚麼精英都是清單控(英文Listful Thinking),我一開始以為只是勸你要多做todo list,沒甚麼特別,但看完一兩章之後多了點啓發,竟然把整本書都看完,有點意料之外。GTD提供了一個無壓人生的框架,而善用清單就可以將GTD實行到底,更加廣泛地應用在日常生活上。

清單可以定義得很廣泛,基本上所有把東西列出來的方法,都可以叫做清單,包括了待辦清單(Todo list)、檢查表(checklist)、菜單(menu)、優點缺點列表(pro/con listing),還有筆記式的清單。大家有聽過一個叫SOP, Standard Operation Procedure的字吧,我個人認為其實就是一個fancy checklist!在講解不同清單的應用場景之前,先用清單^_^列出用清單的好處:
1. 減低緊張不安。因為你要記著的東西都寫下了,你就不用費時和費神去苦苦回憶。
2. 讓我們更專注。我們的腦知道我們有東西沒有寫下來,所以要不停分點「腦力」間中回憶一下來增加記憶,寫下了就不用浪費這些腦力而去專心我們要做的工作。工作效率高了,我們有更多時間做其他事情。
3. 增強信心,不用怕忘了事情。而且在todo list上剔掉事情是一件很爽的事。
4. 幫助抓出重點的能力。列清單其實就是書一堆堆抽象的訊息中抓出重點的動作。
5. 整理思緒。專家發現,把東西寫下有助我們的創造力,尤其是用紙筆寫下,不是電腦的打出來。我覺得這點很有趣,應該是把「減低緊張不安」,「讓我們更專注」和「幫助抓出重點的能力」結合出來的成果。
6. 讓我們做好準備。看這篇文之後一些菜單和近似筆記的例子。
7. 減少context switch(不知中文是甚麼,我譯作「環境轉換」,但用的時候意思更似「轉換成本」)。多任務處理(multi-tasking)不是人類善長的項目,因為轉換任務時有context switch,即是由任務A轉做任務B,再轉回任務A時,我們會不完全記得任務A在轉換之前的進度,減低了工作效率。常見的例子是吃完午餐後重回工作枱,或放假後返回工作時。清單可以減少忘掉進度的這個問題。
有這麼多的好處,那就看看許多清單的應用場景吧!以下的提議我都是強烈推薦用Google Drive, Google Keep,同Google Tasks。電子化,不會丟。

選貼心食物的菜單
你是家裡負責家人饍食的偉大媽媽嗎?每天都會有今天煮甚麼的煩腦嗎?把家人喜歡的菜式都列出來吧,不要用記的了。把菜式名稱記在電腦,把菜式分類,分開素菜,肉,根部蔬菜(e.g薯仔)﹐海鮮,炒粉麵飯等等,列印出來,看著做決定,再沒有記的煩惱。平時留意家人說喜歡吃甚麼,想吃甚麼,寫下來,增加你這張菜單的豐富性。如果你連做決定都懶,可以抽簽!如果不知怎樣分類的話落樓下茶記拿張外賣紙偷師!
選貼心食物的菜單

幫你拿主意的菜單
中午吃飯不知大伙去哪兒嗎?把去過的地方寫下來,沒主意的時候拿出來挑一個就又一天了。

娛樂清單
把喜歡休閒時做的事列出來,如看電視,聽音樂,落星巴歎咖啡,等等。

十萬個為甚麼不是一天建成的
你有試過在平時無端端想起一個問題想問一個朋友嗎?在職人仕和從前朋友見面的機會比以前少了,有空約出來有時也不知說甚麼,那平時想起的問題就速速記下來,見面時可以拿出來用。

社交好幫手
要裝社交高手,可以把一堆問題,或一些小故事,小笑話,平時想到就寫下來,做好準備,到出席公開場合時用。Listful Thinking一書中提及你可以想像你如果見到哪個偶像要問甚麼做甚麼,也可以弄一張清單,到你真的有機會見到他/她是,不會不知所措,錯失時機。

做足功課checklist
你的工作要經常見客人嗎?有見完面卻後悔忘了問的問題,忘了要給客戶的資料嗎?我建議寫好一張checklist做範本(template),通常賣保險賣樓賣基金都是問那幾個問題的,做個範本很有用處。在和每個新客戶通話或見面之前可以用範本做基礎,根據每個客的個別需要不時想到甚麼可以寫下,到第二次接觸時可以得心應手。

One on One清單
你工作要和上司或下屬一對一見面嗎?弄一個清單吧,不然下次見面你眼望我眼。

每日Todo list
傳統的每日todo list增加工作效率是常識。當然也可以用來享受人生

分析拆解list
有試過選電腦,選房子,大學選科時的煩惱嗎?把每樣選項的特點用二維度(two dimension)的表格列出來,一目了然。很多賣電腦公司的網站也有用相同表格的。
分析拆解list

想都懶得想checklist
放假時,最怕的是返回工作崗位時,忘了要做甚麼。一個好辦法就是在放假前,簡單寫下公司和團隊的現況,同事正在做的事,和你放完假返回工作時要做的事。你返回工作時望一望,就知道要做甚麼,想都不用想。你將要記錄甚麼都寫在一個checklist上,在放假前像執藥般照做就輕輕鬆鬆去放假。

GTD checklist
GTD這個系統很複雜,把你GTD用的各種工具同apps記錄好,覆檢時要做的事也記錄好,就可以輕易的駕馭GTD。(請看為了無壓人生,實踐GTD一文)

交費用list
將每個月要交的費用列出來,不要靠等通知,可以讓你有掌握一切的感覺。每年的費用也可以寫下,間中望一望,少出差錯。有自動轉帳也有用,因為要幾時知道戶口要留錢。
交費用list

靈感不是一秒間的事
你寫每一篇網誌都是由零開始的嗎?偷偷告訴你,我每篇網誌都用了很多日子來做功課的。我每想起一個題目都會在Google Drive開個Google Docs文件,之後平時每有新想法或新資料都立刻在todo list上寫下(用Google tasks),到有電腦時把那些todo list上的想法搬去那些文件。有新想法時不直接寫在Google Docs上是因為電話開Google Docs比較慢,這些想法捕捉要快,不然轉眼忘了可惜。到每個週末時把資料和想法整理好,就是一篇博文了!

文章可以列出來
寫一篇文章很多時不知從何寫起,把文章的架構列出來,可以先把重點也列出來,那就完成你文章的第一個版本,version one了。在這個框架上開始寫就不用由零開始了。

分享了這麼多,你也自己想想可以在甚麼地方應用到清單,盡量用。不知由哪兒開始,可以在每週要做的事上,加上這項

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2016年8月8日 星期一

為了無壓人生,實踐GTD (Getting Things Done)

GTD是一本很出名,關於時間管理的書,全寫是Getting Things Done,中文譯作搞定: 無壓工作的藝術。作者David Allen有三十多年研究和輔導很多大公司管理層,幫助他們管理時間和壓力,令他們可以將注意力放在公司的遠見上,大大提升執行力。我覺得這本書的厲害之處是作者解釋了我們日常壓力的來源,而且提供了一個全面可行的系統去做時間管理,解決我們對時間喘不過起來的壓力。

GTD的中心思想是將我們日常面臨要做的事和想法通通記錄好,放在一個我們信任的系統裡,釋放我們的大腦,令我們的大腦不用裝東西,而只需要用來處理事情,那就可以在不用的時候就不用,到工作的時候才用,達至mind like water(心靜如水)的境界。

為甚麼雪櫃要二十四小時不停運作?那是因為雪櫃裡裝了東西,間中外面的熱氣會走入來,而雪櫃要不時確保裡面的温度低於一個水平,根本不可能停下來。我們的腦如果像雪櫃一樣裝滿東西,腦袋為了做好管理那些東西的責任,就要時不時開動檢查那些東西,確保它們妥妥當當,所以我們的大腦沒辦法好好休息。相反如果我們的腦是一部冷氣機,我們可以需要用它的時候才開動它,不用的時候就把它關掉,讓它有很多時間休息,到用的時候它就會精神爽利。

要把我們的大腦由雪櫃變冷氣機,秘訣就是用一個系統來代替你的腦袋去把事情「裝」起來,而你想工作時,只要跟著這個系統去執行就可以了。



這個GTD系統有點複雜,而且在用起來的時候不同的人會把它「個人化」一點,以下是我把它個人化了一點後將整個系統完整地用一幅流程圖來表達。


先來看用黑色實線箭咀的主要流程。假設你有一封郵件要寄出,你會在這幅圖的「有事情要做嗎?」這個位置。這是一件要真的做的事,不是簡單的看完就算的信息,所以直落下去「現在可以做嗎?」。這個位置是問寄郵件這件事現在可不可以做,不是問你現在可不可以做,例如,如果你不清楚地址,要等別人來告訴你,那這件事就是「不可以」現在做,那你可以寫在等待清單上,或寫上日曆提醒自己以後問人,之後就可以「當」這件事是處理掉了。當然,一般來說你都已經知道地址,這就是一件現在可以做的事。你第一要想到的,是可不可以找別人幫你做,例如你知有家人今天會經過郵箱,或是你有下屬,可以請他們幫你處理掉這件事了。正常情況下,你就要自己做,會去到「現在有時間做嗎?」的位置。如果現在有時間的話,就動手吧,通常如果事情用很短時間就做到的話,例如兩分鐘以內,那還是現在動手好。如果不可以,那就放入Todo list(待辦清單),或是差事倉庫。它們的分別在於Todo list是放今天要做的事或是短時間內要做的事,差事倉庫是用來放現在安排不了時間去做的事。如果現在沒時間做,但知道將來哪個時間有空可以做,就把寄郵件這件事放在日曆上就好了,記住要寫上確定時間和相關的資料。

再看看另外一個主要流程的例子。老闆要你交一份香港零售市場分析報告,那你在「有事情要做嗎?」的這個位置,因為這件事情有很多其他事情要做,你要在你的文件夾裡開一個大project文件,寫上這個「香港零售市場分析報告」project和日子。在這個project的第一件事﹕看看市場分析報告要有甚麼事要做。這件事會進入主要流程「現在可以做嗎?」的位置,你就當這件事和其他的一樣去用這個GTD把它處理就行了。如果你想起要問一個同事要不要跟你做這份報告,這件「問同事」事情在「有事情要做嗎?」這個位置時,要寫在你開的那個文件裡,之後才進入「現在可以做嗎?」的位置。

最後一個主要流程例子是由新信息開始,例如你得到一張食譜,或看到報紙上一張coupon,在「有事情要做嗎?」的這個位置是沒有(除非你現在就要吃),所以放入你的信息文件夾裡,分門別類收藏好。如果那個信息是香港電子零售市場報告,但當然放在「香港零售市場分析報告」這個project的文件夾裡了。

黑色虛線箭咀是日曆引發的事情,這個日曆通常是指像Google Calendar或簡單的鬧鐘去提醒你有事情要做,在時間到的時候你把事情放入主要流程去處理就好了(通常是直接去到「動手做」)。

藍色虛線箭咀是你在每日,每星期和每月的覆檢中要看的各個系統部份,我下面會有詳細一點的解釋。

紅色虛線箭咀是在覆檢時引發的新事情,新想法,或新信息,或舊的事情要從新編排(例如發現在差事倉庫中的「寄郵件」項目真的要明天做了),都通通進入主要流程去處理。

以上總算將這個GTD系統簡要的介紹了一編,主要都是從新的事情、主意、想法、或信息去做出發點,講解怎樣去把它們記錄好,令大腦可以暫時忘掉新外來物的衝擊。但要做到一勞永逸,不讓這些系統裡的東西走出來騷擾你的清靜,你就要明白最重要的環節:定期覆檢。只有在你清楚明白,任何事情都會給「定期覆檢」像一張網的包住,你才可以相信這個系統真的可以幫你運籌唯握,而你越相信它,它就越可靠。如果說以上的GTD圖是做到「無壓人生」的秘訣,那詳細解釋「定期覆檢」的做法就算是運用這個秘訣的「心法」。不過在解釋「定期覆檢」之前,先講一講系統裡幾個「儲存器」﹕

信息文件夾(知識庫)
這是一個地方來放你所有信息,參考資料,筆記,可以算是你的知識庫,分門別類放好以後可以容易找。這個知識庫要有這些功能﹕
  • 可以在任何地方也可以看和寫
  • 可以放便的隨時看和寫
  • 容易搜尋資料
  • 穩陣,不會容易丟掉
  • 地方夠大,可以放很多資料
  • 任何媒體的資料也可以放,例如文件,音樂,視訊,等等
我建議我現在用的Google Drive去做這個知識庫,因為它符合以上所有條件,有雲端同步所有地方,所有電子產品。Google是一間大公司,而且對Google Drive是很堅定的發展,不會有以後要轉地方的問題。你用Android, iOS, 或Chrome OS可以跟Google Drive線下同步,不用internet也可以用到,在大陸也可以,到有internet或在大陸以外時再連線就可以把資料再次同步了。免費也有15GB, 很夠了,不夠的話給$100 USD一年有1TB。另外一個很好的軟件是Evernotes,你也可以試下。

大project(放各樣projects的地方)
放你任何需要好幾樣事情組織起來(multi-step actions)才能完成的工作。簡單的如購買房屋,旅行,複雜的如公司要做的報告也要放在這個地方。有一個地方將你每一個project的所有資料記錄起來,容易決定下一步要做甚麼,怎樣去發展這些projects。大project也可以算是信息文件夾的一個小分支,當然也可以用Google Drive存放。我建議你分開放工作和私人projects的地方,用Google Drive的話,開一個"work projects"的文件夾和一個"personal projects"的文件夾分開它們就可以了。

等待清單(waiting list)
有時你要等一些其他事情發生才可以做一件事,那你可以放它在等待清單,在覆檢時才去看它們。例如你在討論區問了一個問題等答案,你可以將「查答案」這件事放在等待清單,那你腦袋就不用常常記著要去討論區查答案這件事了。如果你不想等覆檢,可以同時也把這件事放在日曆,提醒自己一個特定時間要去查一查。因為「查答案」這件事是不知要做多少次,而且很多時也可以不一定要做(反正去看的話很大機會還沒有人有答覆),這件事在放日曆的同時也要放在等待清單,確保你就算不依日曆去做,在覆檢時也會有機會考慮要做,不會把事忘了。這個waiting list我是用Google Tasks去放的,因為我Gmail長開,Google Tasks在Gmail的一角,很方便。有個缺點是雖然在Android和iOS有apps可以用Google tasks,但都不是官方的,我有點覺得Google可能對這個Google tasks放棄的樣子。如果你想用一個有更好前景的app,可以用Google Keep。其實有時很多電郵也是你要等某人的回答,你可以在電郵箱開一個夾或標籤叫"@waiting",把那些你在等一些事的電郵放進去。那個"@"可以使到這個標籤排在前的位置,方便你,因為很多郵箱都是用字母去排列文件夾和標籤的。
Gmail介面,右下角是Google Tasks,非常方便
日曆、行事曆
雖然說是日曆,但其實我說的是日曆app,即到時到候有提醒功能。紙的日曆沒提醒功能,又不能隨時看,所以不太方便。我自己用的是Google Calendar,免費,任何地方也可以用。我們日常很多時也有特定時間要做的事,只靠腦袋記會增加我們對生活的壓力,寫在日曆上就好。
Protip: 不要覺得小事就不寫在日曆上,因為小事也會扞擾你的腦,令你有些事牽掛著,而且這個系統的完整性很重要 。

待辦清單(Todo list)
Todo list是放你將會要做的事,通常是當天做的事(這個就是我之前一篇博文裡的「一天的事」清單)。你每天基本上大部份時間都是照著這個清單去做,腦袋不用費力去想下一步要做甚麼。這個list太長的話你會喘不過氣來,所以肯定今天做不了的話就放日曆或差事倉庫。這個跟等待清單一樣,我都是用Google tasks。工作和私人事最好分開兩個todo lists, 那你在私人時間就不用常常看到工作的東西惹煩惱。我自己其實有多一個叫"tomorrow"的list, 用來放我今天做不了,但真的很想短時間內做的東西,我在每天覆檢時都會看看可不可以在todo list擠一點tomorrow清單的事情。

Protip 1: 寫每件要做的事最好寫上有關的資料,例如要打的電話號碼。
Protip 2: 把事情按優先順序編好。
Protip 3: 如果你大概知道幾點要做,可以在事情的前方寫上時間,那你看的時候可以快速跳過現在做不了的事情。

差事倉庫
很遺憾,我們有太多事想做,但可以做的時間太少。對那些想做但沒時間做,或是暫時不能安排時間要做的事,也要把它們記錄好,不然我們腦袋會有所牽掛。這個差事倉庫就是用來放這些事情。我是用Google Drive,開一個叫"activities inventory"的Google Docs文件 (對,這個名稱是從Pomodoro Technique 番茄工作法借來,雖然我本人是不用番茄工作法的) 把所有這些事裝好,分門別類。在你清了Todo list後,可以回來這裡看看有沒有事你可以做。跟todo list一樣,最好分開工作和私人的差事倉庫。

有一些電郵很長是你暫時沒有時間讀,可以在電郵箱開一個"@working"的文件夾或標籤放它們。當然了,如果有太多這些電郵或是有其他有關資料要記錄,可以放在差事倉庫裡。
Protip: 在Gmail開的每一封email都有一個地址,在瀏覽器可以看到,如"https://mail.google.com/mail/u/0/#label/%40working/xxxyyyzzz",你可以把這個地址連同要做的事放入差事倉庫,方便以後開這個文件,這個地址只有你才可以開的。

覆檢、定期覆檢
定期覆檢是GTD的靈魂,有了定期覆檢,你就可以相信GTD這個系統是可以幫你處理好你的人生,即使你的腦袋沒記著!我建議你在日曆上,在工作日的每晚定一個時間做每日覆檢,最少半個小時。每星期五定一個每星期覆檢,因為這是每週工作的最後一天。每個月第一個星期日早上作為每月覆檢。以下是在每樣覆檢要做的事﹕

每日覆檢
  • 最好清空所有電郵,不過Inbox zero是以後有時間才說的一個題目了,呵呵
  • 想想有甚麼事忘了記錄在系統裡,好好記錄它們。
  • 看看Todo list,有沒有東西其實不用太急遲些再做,可以放到差事倉庫或日曆。
  • 看看電郵箱的@working, @waiting, 和你的等待清單waiting list, 想想有甚麼事可以做,加入todo list或日曆。
  • 在Todo list加上明天要做的事,可以在差事倉庫,大project,日曆裡找。
  • 看一看日曆明天要做甚麼,肯定明天要做的事都記錄好,要做的事在Todo list寫好。
  • 雖然好像跟上面有點重複,但最好快速的在大project和差事倉庫看看有甚麼事想明天做,以免遺留。
  • 有寫日記的習慣就在這個時間寫吧!
每星期覆檢
  • 想想有甚麼事忘了記錄在系統裡,好好記錄它們。
  • 想想週末有甚麼事要做,看看差事倉庫,大project,加入todo list。
  • 想想下星期第一個工作日要做甚麼,寫在工作的那個todo list,好好放下心情迎接週末。
每月覆檢
  • 我之前沒有提到,你最好在信息文件夾寫下你人生未來大計,包括五年內,一兩年內要做甚麼,想想每日或每星期要不要分一點時間去實現你的人生大計。在每月覆檢你就做以下的事
  • 看看你的人生大計,想想有沒有要改變,想想有沒有新的人生project想做,或有些舊的project不想做。
  • 看看你的大project,想想要不要加些事在差事倉庫。
  • 想想你個人的GTD系統有沒有要改善的地方。
  • 有時間的話也可以看看你的知識庫,可能會有新的想法。
在設計和實行GTD時,有幾點是要注意的﹕
  • 要記錄好所有事情,想法,主意,信息,在這個GTD系統裡。如果你的系統不完整,你就不會完完全全相信它,你的腦袋就會有東西牽掛。
  • 要選方便的方法去做記錄,你要隨時隨地也可以看到寫到這個系統,才可以保持這個系統的完整性和實用性,所以我都電子化了整個GTD
  • 對不想做的事say "no",你可以在信息文件夾開一個文件用來放這些不想做,但怕以後改變主意的事。如之前所說,系統的完整性很重要,把有少少機會將來會做的東西記錄好,腦袋就不用裝東西了。
  • 覆檢的時間日子要放日曆。
說到這裡,這個GTD大法已經完完整整地介紹給你了,今天開始你就創建你的GTD系統吧!記住也要把你這個系統怎樣去實好寫在你的知識庫,那你每次要實行時就不用怕會忘了看「差事倉庫」或是「等待清單」。把腦袋的東西都放到這個系統裡,讓它為你工作,因為只有清空腦袋,你才可以過無壓力的人生!