2017年3月27日 星期一

Timeboxing的妙用

Timeboxing是指限定一段時間來做一件事情,是時間管理的一種。例如在上學的每一堂時間都是大約固定在一個小時的, 那算是timeboxing,而如果自己去圖書館看書的話,我們很少會限制自己時間,那就是比較open-ended的。根據我自己經驗,給自己限定一段時間做一件事時,因為會對時間更加敏感,做起事時更有效率。以下我綜合了幾樣timeboxing的用法:

一. 開始一件困難的事
寫一篇文,做一個project,或者想一個生意點子,都需要我們用很多時間和腦汁,而我們應對的一般方法是:拖延。例如要作文的話,我們會給自己說:「等我先做完手上的一件小事,之後騰出一大片時間來認認真真寫這篇文。」但結果是,那大片的時間會因為各種小事而越來越少,當那片時間少了,我們就可以給自己借口,反正也不夠時間,等下次再算。

要解決這個拖延的問題,我們可以給自己定一段短時間,如二十分鐘,目標是把要做的事的其中一部份做起,例如是大鋼,甚至是只列出幾個要寫的要點也好,當然也可以用之前提過的freewriting。記住,你要尊重這個定下的二十分鐘,在這段時間內不能做其他事,不能想其他事情,而二十分鐘過後,就要按約定讓自己可以做其他的事,甚至是吃些小食給自己做獎勵。

萬事起頭難,而這個「難」,令我們不想開始。只要應承自己,再痛苦也只是二十分鐘的事,我們會更有勇氣開始。



二. 將煩瑣的事集中在一起完成
生活中總有些瑣事是不難做,但又不得不做的,例如家務,工作中的email,打電話叫人修理家中電器,每月交費用等等。將這些瑣事定在一個時間,例如私人的可以是星期六的上午,工作的就早上的半個小時,集中在一起,那麼其他時間就不用為這些瑣事煩。用這個方法時,限不限時可以跟據自己喜好決定,重點是把它們集中在一個大概時間完成,給其他喜歡的事留空間。



三. 速讀
這個我還沒練成,主要是FOMO累事。不過我知道有個速讀的練法是限定自己要在二十分鐘完成看一本書,時間的壓逼感可以令自己更專心,更容易在短時間內獲得一本書的大部份知識。



四. 限時完成
其本上就是最常用的timeboxing,限定自己在一段時間內完成一件或數件事。每日的Todo list算是一種,把幾件要做的事限制自己在一天內完成。我的經驗是有時行得通,有時行不通,主要是因為我自己知道其實我有限定以外的時間去做那些事,忍不住procrastinate了。這個用法的關鍵是不要勉強把太多事放在一段時間內,最好是留有九成或以上機會完成的時間(可以看看之前的一篇控制差事數量,讓時間留白)。



五. 拆開一件大事
我們總會有一些事想去做,例如學好英文文法之類。這些事需要很多時間,通常我們都會預定數月後的一至兩個月來做,例如「今年報讀五月到六月每個星期六日的英文堂」之類。如果是要像報堂這些需要有其他人的,那也只好是這樣做,但如果是可以自己做的,例如砌一千塊拼圖,學一千個生字之類,這樣定時間的方法失敗率是超過90%!最好的方法是今個星期就開始就做,例如定下每個週六的早上十點到十二點(短一點也可以),或是每晚睡前的十五分鐘。這樣就不給自己留下拖延的機會,每星期也為自己的目標去努力,每星期也看到自己進步一點,人生會充實很多。



六. 給最重要的事預留空間
重要的事其實就是喜歡的事。我們每日都有很多時間是不能自己支配,久而久之,不知生活是為了甚麼(這是水這段片由0:40到1:24形容得很貼切)。如巴菲特所說,不要saving up sex for old age。在日常生活,每一天,或每一個星期,要找些時間做喜歡的事情,例如砌模型、學烹調、讀一本喜歡的書、看戲,等等。放在Calendar裡,以免忘掉,而且因為放了在Calendar,可以給自己理由在這段時間內享受人生,不做其他的事。這樣的話,因為每天或每星期都有真真正正屬於自己的時間,做人會快樂很多。



總結
除了用時間的壓逼感令自己增加工作的效率外,我覺得Timeboxing的作用主要在於把時間確實分配到要做的事上面。很多事情只要放足夠時間就會完成,但是因為需要用的時間不確定,或事情的進度不確定,我們選擇去拖延,即等於分配零時間去事情上,那就永遠做不了想要做的事。Timeboxing給予我們解決方法,讓我們不用定一個要完成的時間,而是定一個要做的時間,只要每天或每星期都放一點時間在我們想要完成的事上,目標終會有日達到。


6 則留言:

  1. 原來呢種方法叫timeboxing,真係長知識。

    我自己都有用開,例如限定一個時間去計算該月的開支,甚至每天掃社交網絡的時間。

    多謝早月兄的分享!!

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    1. Mike可能是隱世時間管理高手 :)

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    2. 咪講笑啦,生活和工作上搞得一團槽的事多的是。我在你這兒和一個台灣的blog中常看到這些時間管理的技巧也覺得很好,經常都會諗點樣套用在自己身上。

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  2. 多謝早月兄分享timeboxing
    我都認同time management十分重要,efficiency and effectiveness絕對可以影響一個人的一生。

    我有時都會拖延事情,結果換來的是deadline fighter或浪費了很多寶貴時間。時光一去不復返,我現在會同自己講:今日事,今日了。 力爭即日完成

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    1. procrastination是人性,盡力吧

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  3. 感謝分享,很實用!

    曾聽過一個說法,每天的時間就是可支取86400元的銀行,如果我們不支取,這筆錢就作廢。

    想得到多少就靠我們怎樣管理時間和善用每分每秒了。加油!

    Yau

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