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2017年2月16日 星期四

簡約主義就是努力地為自己的人生做減法

前幾日,我看見有30個人把他們的錢丟進鹹水海,甚至有更多人從後跟來,丟更多的錢進鹹水海,這個情景令到我想更快把之前心中想的一個題目寫出來,這個題目就是「簡約主義」,minimalism。奉行簡約主義,你會省去不少獲得新事物所花的時間和金錢,維持這件事物的時間、金錢、精力,還會減低追求新事物("the next big thing")的壓力。

簡約主義這個題目有很多方面可以說,我可以說怎樣減少你現有的東西,令你家中有更多空間,也可以說給你爭取更多私人時間的貼士,不過我這篇網誌想說的是怎樣避免將一件新的事物加入你生命裡面,令你可以省掉時間、金錢、精力和怕執輸的心理負擔。你可能覺得,不就是想多一想,不用的就不買,不就是很顯淺的道理嗎?這樣想你就錯了,「不用的就不買」是一個層次,還有另外一個層次是有時你以為自己很聰明,可以花一點時間和金錢,去換來更多的時間和金錢,那其實也是一個陷井。今時今日的人聰明了很多,我們聰明了,但忽悠我們的人也變得聰明了,他們會想盡辦法,告訴你"spend more to save more",怎樣花錢可以物超所值,值回票價,而他們有「令人感動的信念」,做的也是「為了你好」。

忽悠的最高境界就是令你請他/她做顧問,讓他助你做「人生贏家」,當然收費不少,因為進入「人生勝利組」的門票是無價:)。最近雪球冒出的多個私募基金經理也是例子,大V幫粉絲們管理財富,其實只是忽悠。避免花費在這種「高手」上的方法和跟著就要講的「大師」也差不多。

比請做顧問低一點的境界就是一些「大師」去開班收徙。你會上一個教你走路的課程嗎?當然不會了,因為你知道怎樣走路,就算那個課程教你如何用最好姿勢,讓你走到七老八十,你也不會去報。那麼你會上一個教你讀書的課程嗎?這種課程標榜讓你可以用最短時間,獲得最多的知識,比別人走快一點,所以有一定吸引力。那如果我說的是「理財班」或是「致富班」,你會更加心動吧?這種班標榜讓你可以增加財富,成為人生勝利組,你花多多錢都值得吧?不過,這些班也會說你也要靠自己的努力,你有沒有留意到?說真的,我真不明白為甚麼有人會去報「理財班」,而不去花多些精神和時間去努力現有的工作,加班做多一點學多一點,或是增值自己讓事業更進一步。也許,那是因為「努力」太辛苦,寧願花費買速成的秘訣,至少可以以為自己「努力過」。

我可以告訴你,這些不同名目的速成班絕大部分都是多餘的,你不要浪費時間、金錢和精神去報。你可能以為,在這些班上學到一兩個重點,就可以改變你的人生,花多多錢都值得。這是很有可能的,但有更大的可能,是發生在你平時讀報,上網看blog,看電視,或在前輩朋友中聽到這些改變人生的「貼士」,而不是在那些班上面。如果有些堂上「心得」是你沒聽過的,那很大機會你跟本用不著那些心得。給你一個例子,理財班會告訴你重點不是在省錢,而是要花錢花得聰明,就像商務客位,可以令你用飛行時間做工作,或是讓你好好休息,之後增加工作效率,所以你可以賺回商務客位的價錢。事實是,除非你出差幹大事,談大生意,不然那張商務機票根本不會為你帶來什麼價值,在經濟客位上睡覺就算差少少,也不坊礙你出外旅遊的「效率」。如果你是真的出外談大生意,那你應該一早就知道商務機票的價值,班上學到的也是多餘。

如果你仍然覺得跟大師上堂可以學到野,那我問你,這個「學到野」是不是真的無價?因為這個「學到野」你就不理價錢,是否理性?要避免跌入這個不問價的陷井,你就要想想你報名費和時間的機會成本。那些班其實沒有甚麼知識是你書上或網上找不到的,就投資來說,這裡就有一堆書比你另外花錢去上堂好,而如果你要做一個成功的投資者,你遲早也要看那些書,還有一堆悶死的公司年報,如果你不去做這些「功課」,你認為可以靠讀個「速成班」做投資大師嗎?

花同樣時間,更少的金錢,從書上或網上你會學到更多,而好處是,你可以依自己的程度和學習的快慢去調節(看video學習的話我通常都用1.5x速),去省掉你已經知道的地方。我用投資做例子是因為我對投資比較熟悉,但同樣的道理也適合在其他地方、其他課程,例如「如何認識自己」,「如何在職場上成功」,「如何令自己更快樂」,「心靈釋放」等等的感覺良好課程。除了讀書外,做些google search,找些youtube片,或是一些免費的網上課程(大多可以用plugin調速),也是有效的學習方法。如果你想學理財或財務自由,讀那本富爸爸窮爸爸就已經夠有突(雖然我不喜歡那個作者,書中看輕工作的態度也不可取)。如果你想要一些人生智慧或投資,巴菲特的幾個影片也值得看,例如這個這個,有英文字幕,如果看不懂的話可能英文班對你的幫助會大一點...

我用巴菲特的那兩個影片做例子是想說明另外一個道理,你有留意到他一開始都是說那個"one million, two million..."的笑話嗎?那兩個影片的內容也有很多重複,其實和很多大師的課程一樣,都是將一些道理重複的用不同角度講一次,或者加插一些謬理,例如告訴你可以在工作以外每個星期用30小時去創業而致富一樣那麼無稽。那些大師其實也只是將書中的一些道理,加上現實生活的例子,去做個課程賣錢,這些你自己都可以做到,就算現在做不到的話當你遇到可以將道理實踐的時候也會自動想出來,你要給自己多一點信心。

對於書本,也是要謹慎去選。我之前說過,買書不用介意花錢太多,所以選書的主要目的是為了減去無謂的讀書時間。任何速讀的方法,第一步都是你要想清楚為甚麼你要讀一本書,你想從書中得到甚麼,因為就算你讀得多麼快,如果一本書對你沒幫助,你也只會浪費生命在這本書上。我不想對讀書有太多負面的評價,因為始終現代人的問題不是讀得太多,而是讀得太少,但我想說一說怎樣去避免讀一本沒必要的書。在選一本書的時候,買之前一定要看目錄,花幾分鐘看序言和草草的讀第一和最後的章節,可以的話也在網上找一找書評,專注在找出這本書有沒有你需要的資料,作者有沒有太多忽悠的地方,會不會看完整本書也令你原地踏步。到真正看書的時候,也要努力避免不看完整本書,奉行簡約主義。

最後,我想說一說現時很泛濫的手機apps,社交網絡,和一些news feed。它們不用花很多錢,而且好像也不用花很多時間,隨時都可以拿來看和用。你也或許以為一些小工具apps,一些更fancy的todo list可以令你更有效率。但是,我想你在用一個新app之前,想請楚你現有的apps是不是不夠,在加一個新news feed,或join一個新社交網絡之前,想請楚你需不需要你這個新的commitment。這方面,深度工作一書的作者Cal Newport的一篇文On Digital Minimalism很值得看。以下有幾個我曾經遇過的例子:

  • 一個track收入和支出的app。有個app記帳好像是個不錯的提議,可以令自己掌握自己的財政,控制支出,不過這個需要的時間commitment其實不少,而且心理負擔也較重。用了記帳app後,你會忍不住把每樣支出都記入去:買份報紙,買個包,買支飲品等等。如果你本身有支出問題,我真懷疑你會不會那麼有紀律去記帳,如果你不去記,那整個app的工用就會大打折扣,花的時間付緒流水。如果你想知道自己支出用在甚麼地方,其實只要盡量用信用咭購物就可以了,其餘的也盡量用八達通,把增值的receipts留低,月尾時看回這些月結單和receipts就知錢去哪了。

  • 有時看見朋友在facebook post一個有用的新聞,看完之後會忍不住把那個新聞發佈的網站放到自己favorite, 或RSS news reader,增加了自己以後花費在篩選新聞和讀到無聊新聞的時間。其實,大部分新聞都我們都沒有太多用處(除非你是從政,或是工作需要和時事緊密接觸),所以如果你沒有聽到一段新聞,錯過一段新間,那多是代表那段新聞對你其實沒那麼大的價值。如果一段新聞是很重要,你身邊自然會有人說,你現有的社交網絡都會提到,你不會容易錯過。

  • 新的todo list,或是一些任務管理軟件也很多時是浪費時間和精力的。用多一個新的管理軟件會增加你的壓力,因為你多了一個選擇,要做多一些決定去分配每一項事情的記錄。你的心理負擔會來自管理這些管理工具,要時常想怎樣去優化它們,甚麼事項怎樣記,要找的時候怎樣找。我的建議是這些管理或記錄工具用兩個就夠了,最多用三個,我個人的GTD都只用Google Docs和Google Tasks。


現今社會資源豐富,就好像吃布斐一樣,我們很多時都眼闊肚窄,這個也想要,那個也想要。有一個字對這個社會現象描述得很貼切:FOMO,即"fear of missing out"。我們所有人都有不多不少的FOMO,而我這個好奇心重的人在這個現象上尤其明顯。要把自己的時間、金錢和精力留到最有效率的地方,就要我們退一步,想清楚,想一下我們是否真的需要報這個班,讀這本書,或裝這個app。我們要努力去克服FOMO,簡化我們的人生,做多些減法,避免加進無謂的事物,只有這樣我們才可以把自己的人生掌握好,不會給這個社會牽著走。

2017年2月5日 星期日

現在的年青人缺的不是機會,是耐性

現在的年青人沒有機會嗎?錯了,我覺得現在的年青人比以前有更多的機會。看看億萬富翁裡面,有些年紀輕輕就白手興家坐擁巨富,例如幾間科技公司巨頭的創始人,Mark Zuckerberg, Larry Page, Sergey Brin, Jeff Bezos, Elon Musk, 中國的馬雲,馬化騰,李修彥,劉強東,最近的Snap CEO Evan Spegel, Airbnb的Nathan Blecharczyk, Brian Chesky, Joe Gebbia, Uber的Travis Kalanick。

那些巨富可能有些離地,我們且看看別些例子:

  • Youtube上有不少網紅,工作不用受到地方和時間的限制,去賺廣告費或affiliate費
  • 寫書人可以用透過Amazon出版電子書或實體書(可惜暫時不支持中文書)
  • bloggers可以透過廣告賺錢
  • 一些媒體可以讓人透過網上投稿,在正職之餘賺些小費
  • 淘寶、Amazon等電商平台讓人可以零存庫,低資本投入,就可以找到零售商機
  • 透過facebook等social network,聚集人氣,然後賣information products(例如一些開班大師...)

因為科技,你比以前的人更加容易在網上找到免費的訊息,找到需要學習的技能,需要的工具,去幫助你創業,或者增強你工作的能力,增加你的人力資本。網絡也可以讓你更加容易找到志同道合的朋友,得到別人的意見。網上平台讓你不用太多資本投入就可以做到宣傳,網頁無限的空間讓你省掉櫃位費、庫存費。雲端技術讓你可以輕易用上幾十、幾百、甚至幾千部電腦去提供服務(例如Snapchat的資本支出很少,因為用了Google Cloud)。一堆網上的virtual assistants和freelancers也可以令你省掉人力物力。這一切一切都是以前沒有的資源,所以現在的年青人缺的一定不是機會。

如題目所指,我認為現在年青人缺的是耐性。如Simon Sinek所說,現代人給科技帶來的快捷便利寵壞了。以前發表意見都只能在報章上發表,還要經過審批,要等好一段日子才可以出版,之後才收到讀者的意見。現在不用了,在facebook或twitter上就很容易抒發自己的見解,很快就得到"like"。以前我們要等適當時機,加些客套話,才可以面對面問別人問題,現在不用了,在google上很易找到答案,找不到的就去Quora或一些討論區問,或是向facebook大神求拜。查字是這樣, 生活中的瑣事是這樣,一些技能也是這樣。很多事物都可以手到拿來;看戲不用出街;電視劇不用每日每個星期的去「追」,等做完後一次過去「煲」就可以了; 電話沒人接,留言也很方便。

日常接觸的「快」讓我們忘了很多事情要都要經過時間沉澱,都要有耐性才可以得到的,包括工作上的滿足、深厚的感情、生命上的喜悅、純熟的技能。在網上很多時看到20或30多歲的人說甚麼買不到樓很迷惘,對退休很迷惘,對財務自由很迷惘。拜託﹗你這個年紀可以在工作上迷惘,可以在感情上迷惘,可以在婚姻上迷惘,可以在同事或朋友間的關係上迷惘,但是你最現在就要想退休,就要想財務自由,實在是太早了。財富,是要隨時間慢慢積聚的。基本上只要你花的比賺的少,專心工作簡簡單單每個月用$5000月供盈富基金,五至十年就夠首期買樓,再工作多二十多年就一定夠退休,這還沒有計一個家庭是有兩個人賺錢的,最少在有兒女之前如是。可能你說,那要五六十歲才可以退休,才可以財務自由,太慢了!

以前的人,想也不敢想四五十歲就退休,現在的人壽命比以前長,但就要比以前的人更早退休,更早財務自由,為甚麼呢?我想,那是因為妒忌。當你每個月有三萬元收入時,你過得很好,但你看見別人有四萬、五萬,看見別人四十歲財務自由,你就開始覺得自己是不幸的一群。看見富二代很年青就有車有樓有美女,你心裡就不平衡了。知道別人有幾層樓收租,你就覺得這個世界不公平了。你看見別人有幾層樓收租,你也想有。年青人,壓力很多時不源自於你沒有什麼,而是源自於你看見別人有什麼你就想要什麼。

人生很漫長,有時候你想得到甚麼,不是立刻一定要有。只要你持之以恆,慢慢就會有,你不一定要比別人快。快樂不是要得到什麼之後才有的,而是在得到的過程中,那種慢慢累積的感覺,跨過一個又一過的里程碑,自身隨著時間逐漸的進步,會無形中令你帶來快感,帶來幸福,帶來快樂。我記得以前打機,用了金手指(修改遊戲得到額外的遊戲道具或金錢),打爆機後,一點快樂都沒有。快樂不是在於得到甚麼,而是在於經歷過甚麼。

你想想現在你有甚麼,你就會發覺其實你自己也是幸福的一群:

  • 你有父母給你無私的愛
  • 你不需要輟學去幫補家計
  • 你不需要花大量時間去照顧細佬妹
  • 有很多時間打機,跟朋友行街消遣
  • 你用的電話跟很多富豪用的電話都是同一款
  • 你吃的不會比有錢的人差很多,至少在營養上差不遠
  • 你住的地方可能會比別人小,但是你冬天夠暖,夏天夠涼,下雨打風時不用怕濕
  • 自來水都是乾淨的
  • 家中的衛生都沒有問題
  • 有危險時可以找警察幫助
  • 不用擔心戰亂,不用擔心自己的生命財產隨時受到威脅
  • 不用擔心天災
  • 社會上因為科技的進步,多了媒體的監督,很多不公平的事都得到抒發, 平民又能發表自己的意見, 貪污和腐敗比以前少了很多
  • 放假時有薪金不在話下,生病是請病假薪金也照出
  • 大量網上免費的娛樂,社會上免費的康樂措施

可能我以上所說的你不是全部都有,你可能父母其中一個或兩個都不在,你可能家中沒有冷氣,可能要照顧細佬妹,可能要做很多家頭細務,但我肯定你上面很多樣都有,甚至上面沒提及的你都有,所以你比起以前的人實在好很多,可以比我們上一代的人快樂很多。

我們不要妒忌別人,每個人都會有自己的快樂,也有自己的難處,只不過不是每個人都說出來。我們要有自己的人生,不要妒忌別人,不要跟別人比,不要人有我有,只專注做好自己,做到「明天的我打倒今天的我」,珍惜自己有什麼,我們也可以過得很快樂、很滿足,那才可以得到真正的富足人生。

2016年8月15日 星期一

清單一切,連想都懶得想

最近讀了一本書叫為甚麼精英都是清單控(英文Listful Thinking),我一開始以為只是勸你要多做todo list,沒甚麼特別,但看完一兩章之後多了點啓發,竟然把整本書都看完,有點意料之外。GTD提供了一個無壓人生的框架,而善用清單就可以將GTD實行到底,更加廣泛地應用在日常生活上。

清單可以定義得很廣泛,基本上所有把東西列出來的方法,都可以叫做清單,包括了待辦清單(Todo list)、檢查表(checklist)、菜單(menu)、優點缺點列表(pro/con listing),還有筆記式的清單。大家有聽過一個叫SOP, Standard Operation Procedure的字吧,我個人認為其實就是一個fancy checklist!在講解不同清單的應用場景之前,先用清單^_^列出用清單的好處:
1. 減低緊張不安。因為你要記著的東西都寫下了,你就不用費時和費神去苦苦回憶。
2. 讓我們更專注。我們的腦知道我們有東西沒有寫下來,所以要不停分點「腦力」間中回憶一下來增加記憶,寫下了就不用浪費這些腦力而去專心我們要做的工作。工作效率高了,我們有更多時間做其他事情。
3. 增強信心,不用怕忘了事情。而且在todo list上剔掉事情是一件很爽的事。
4. 幫助抓出重點的能力。列清單其實就是書一堆堆抽象的訊息中抓出重點的動作。
5. 整理思緒。專家發現,把東西寫下有助我們的創造力,尤其是用紙筆寫下,不是電腦的打出來。我覺得這點很有趣,應該是把「減低緊張不安」,「讓我們更專注」和「幫助抓出重點的能力」結合出來的成果。
6. 讓我們做好準備。看這篇文之後一些菜單和近似筆記的例子。
7. 減少context switch(不知中文是甚麼,我譯作「環境轉換」,但用的時候意思更似「轉換成本」)。多任務處理(multi-tasking)不是人類善長的項目,因為轉換任務時有context switch,即是由任務A轉做任務B,再轉回任務A時,我們會不完全記得任務A在轉換之前的進度,減低了工作效率。常見的例子是吃完午餐後重回工作枱,或放假後返回工作時。清單可以減少忘掉進度的這個問題。
有這麼多的好處,那就看看許多清單的應用場景吧!以下的提議我都是強烈推薦用Google Drive, Google Keep,同Google Tasks。電子化,不會丟。

選貼心食物的菜單
你是家裡負責家人饍食的偉大媽媽嗎?每天都會有今天煮甚麼的煩腦嗎?把家人喜歡的菜式都列出來吧,不要用記的了。把菜式名稱記在電腦,把菜式分類,分開素菜,肉,根部蔬菜(e.g薯仔)﹐海鮮,炒粉麵飯等等,列印出來,看著做決定,再沒有記的煩惱。平時留意家人說喜歡吃甚麼,想吃甚麼,寫下來,增加你這張菜單的豐富性。如果你連做決定都懶,可以抽簽!如果不知怎樣分類的話落樓下茶記拿張外賣紙偷師!
選貼心食物的菜單

幫你拿主意的菜單
中午吃飯不知大伙去哪兒嗎?把去過的地方寫下來,沒主意的時候拿出來挑一個就又一天了。

娛樂清單
把喜歡休閒時做的事列出來,如看電視,聽音樂,落星巴歎咖啡,等等。

十萬個為甚麼不是一天建成的
你有試過在平時無端端想起一個問題想問一個朋友嗎?在職人仕和從前朋友見面的機會比以前少了,有空約出來有時也不知說甚麼,那平時想起的問題就速速記下來,見面時可以拿出來用。

社交好幫手
要裝社交高手,可以把一堆問題,或一些小故事,小笑話,平時想到就寫下來,做好準備,到出席公開場合時用。Listful Thinking一書中提及你可以想像你如果見到哪個偶像要問甚麼做甚麼,也可以弄一張清單,到你真的有機會見到他/她是,不會不知所措,錯失時機。

做足功課checklist
你的工作要經常見客人嗎?有見完面卻後悔忘了問的問題,忘了要給客戶的資料嗎?我建議寫好一張checklist做範本(template),通常賣保險賣樓賣基金都是問那幾個問題的,做個範本很有用處。在和每個新客戶通話或見面之前可以用範本做基礎,根據每個客的個別需要不時想到甚麼可以寫下,到第二次接觸時可以得心應手。

One on One清單
你工作要和上司或下屬一對一見面嗎?弄一個清單吧,不然下次見面你眼望我眼。

每日Todo list
傳統的每日todo list增加工作效率是常識。當然也可以用來享受人生

分析拆解list
有試過選電腦,選房子,大學選科時的煩惱嗎?把每樣選項的特點用二維度(two dimension)的表格列出來,一目了然。很多賣電腦公司的網站也有用相同表格的。
分析拆解list

想都懶得想checklist
放假時,最怕的是返回工作崗位時,忘了要做甚麼。一個好辦法就是在放假前,簡單寫下公司和團隊的現況,同事正在做的事,和你放完假返回工作時要做的事。你返回工作時望一望,就知道要做甚麼,想都不用想。你將要記錄甚麼都寫在一個checklist上,在放假前像執藥般照做就輕輕鬆鬆去放假。

GTD checklist
GTD這個系統很複雜,把你GTD用的各種工具同apps記錄好,覆檢時要做的事也記錄好,就可以輕易的駕馭GTD。(請看為了無壓人生,實踐GTD一文)

交費用list
將每個月要交的費用列出來,不要靠等通知,可以讓你有掌握一切的感覺。每年的費用也可以寫下,間中望一望,少出差錯。有自動轉帳也有用,因為要幾時知道戶口要留錢。
交費用list

靈感不是一秒間的事
你寫每一篇網誌都是由零開始的嗎?偷偷告訴你,我每篇網誌都用了很多日子來做功課的。我每想起一個題目都會在Google Drive開個Google Docs文件,之後平時每有新想法或新資料都立刻在todo list上寫下(用Google tasks),到有電腦時把那些todo list上的想法搬去那些文件。有新想法時不直接寫在Google Docs上是因為電話開Google Docs比較慢,這些想法捕捉要快,不然轉眼忘了可惜。到每個週末時把資料和想法整理好,就是一篇博文了!

文章可以列出來
寫一篇文章很多時不知從何寫起,把文章的架構列出來,可以先把重點也列出來,那就完成你文章的第一個版本,version one了。在這個框架上開始寫就不用由零開始了。

分享了這麼多,你也自己想想可以在甚麼地方應用到清單,盡量用。不知由哪兒開始,可以在每週要做的事上,加上這項

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完成!

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2016年8月8日 星期一

為了無壓人生,實踐GTD (Getting Things Done)

GTD是一本很出名,關於時間管理的書,全寫是Getting Things Done,中文譯作搞定: 無壓工作的藝術。作者David Allen有三十多年研究和輔導很多大公司管理層,幫助他們管理時間和壓力,令他們可以將注意力放在公司的遠見上,大大提升執行力。我覺得這本書的厲害之處是作者解釋了我們日常壓力的來源,而且提供了一個全面可行的系統去做時間管理,解決我們對時間喘不過起來的壓力。

GTD的中心思想是將我們日常面臨要做的事和想法通通記錄好,放在一個我們信任的系統裡,釋放我們的大腦,令我們的大腦不用裝東西,而只需要用來處理事情,那就可以在不用的時候就不用,到工作的時候才用,達至mind like water(心靜如水)的境界。

為甚麼雪櫃要二十四小時不停運作?那是因為雪櫃裡裝了東西,間中外面的熱氣會走入來,而雪櫃要不時確保裡面的温度低於一個水平,根本不可能停下來。我們的腦如果像雪櫃一樣裝滿東西,腦袋為了做好管理那些東西的責任,就要時不時開動檢查那些東西,確保它們妥妥當當,所以我們的大腦沒辦法好好休息。相反如果我們的腦是一部冷氣機,我們可以需要用它的時候才開動它,不用的時候就把它關掉,讓它有很多時間休息,到用的時候它就會精神爽利。

要把我們的大腦由雪櫃變冷氣機,秘訣就是用一個系統來代替你的腦袋去把事情「裝」起來,而你想工作時,只要跟著這個系統去執行就可以了。



這個GTD系統有點複雜,而且在用起來的時候不同的人會把它「個人化」一點,以下是我把它個人化了一點後將整個系統完整地用一幅流程圖來表達。


先來看用黑色實線箭咀的主要流程。假設你有一封郵件要寄出,你會在這幅圖的「有事情要做嗎?」這個位置。這是一件要真的做的事,不是簡單的看完就算的信息,所以直落下去「現在可以做嗎?」。這個位置是問寄郵件這件事現在可不可以做,不是問你現在可不可以做,例如,如果你不清楚地址,要等別人來告訴你,那這件事就是「不可以」現在做,那你可以寫在等待清單上,或寫上日曆提醒自己以後問人,之後就可以「當」這件事是處理掉了。當然,一般來說你都已經知道地址,這就是一件現在可以做的事。你第一要想到的,是可不可以找別人幫你做,例如你知有家人今天會經過郵箱,或是你有下屬,可以請他們幫你處理掉這件事了。正常情況下,你就要自己做,會去到「現在有時間做嗎?」的位置。如果現在有時間的話,就動手吧,通常如果事情用很短時間就做到的話,例如兩分鐘以內,那還是現在動手好。如果不可以,那就放入Todo list(待辦清單),或是差事倉庫。它們的分別在於Todo list是放今天要做的事或是短時間內要做的事,差事倉庫是用來放現在安排不了時間去做的事。如果現在沒時間做,但知道將來哪個時間有空可以做,就把寄郵件這件事放在日曆上就好了,記住要寫上確定時間和相關的資料。

再看看另外一個主要流程的例子。老闆要你交一份香港零售市場分析報告,那你在「有事情要做嗎?」的這個位置,因為這件事情有很多其他事情要做,你要在你的文件夾裡開一個大project文件,寫上這個「香港零售市場分析報告」project和日子。在這個project的第一件事﹕看看市場分析報告要有甚麼事要做。這件事會進入主要流程「現在可以做嗎?」的位置,你就當這件事和其他的一樣去用這個GTD把它處理就行了。如果你想起要問一個同事要不要跟你做這份報告,這件「問同事」事情在「有事情要做嗎?」這個位置時,要寫在你開的那個文件裡,之後才進入「現在可以做嗎?」的位置。

最後一個主要流程例子是由新信息開始,例如你得到一張食譜,或看到報紙上一張coupon,在「有事情要做嗎?」的這個位置是沒有(除非你現在就要吃),所以放入你的信息文件夾裡,分門別類收藏好。如果那個信息是香港電子零售市場報告,但當然放在「香港零售市場分析報告」這個project的文件夾裡了。

黑色虛線箭咀是日曆引發的事情,這個日曆通常是指像Google Calendar或簡單的鬧鐘去提醒你有事情要做,在時間到的時候你把事情放入主要流程去處理就好了(通常是直接去到「動手做」)。

藍色虛線箭咀是你在每日,每星期和每月的覆檢中要看的各個系統部份,我下面會有詳細一點的解釋。

紅色虛線箭咀是在覆檢時引發的新事情,新想法,或新信息,或舊的事情要從新編排(例如發現在差事倉庫中的「寄郵件」項目真的要明天做了),都通通進入主要流程去處理。

以上總算將這個GTD系統簡要的介紹了一編,主要都是從新的事情、主意、想法、或信息去做出發點,講解怎樣去把它們記錄好,令大腦可以暫時忘掉新外來物的衝擊。但要做到一勞永逸,不讓這些系統裡的東西走出來騷擾你的清靜,你就要明白最重要的環節:定期覆檢。只有在你清楚明白,任何事情都會給「定期覆檢」像一張網的包住,你才可以相信這個系統真的可以幫你運籌唯握,而你越相信它,它就越可靠。如果說以上的GTD圖是做到「無壓人生」的秘訣,那詳細解釋「定期覆檢」的做法就算是運用這個秘訣的「心法」。不過在解釋「定期覆檢」之前,先講一講系統裡幾個「儲存器」﹕

信息文件夾(知識庫)
這是一個地方來放你所有信息,參考資料,筆記,可以算是你的知識庫,分門別類放好以後可以容易找。這個知識庫要有這些功能﹕
  • 可以在任何地方也可以看和寫
  • 可以放便的隨時看和寫
  • 容易搜尋資料
  • 穩陣,不會容易丟掉
  • 地方夠大,可以放很多資料
  • 任何媒體的資料也可以放,例如文件,音樂,視訊,等等
我建議我現在用的Google Drive去做這個知識庫,因為它符合以上所有條件,有雲端同步所有地方,所有電子產品。Google是一間大公司,而且對Google Drive是很堅定的發展,不會有以後要轉地方的問題。你用Android, iOS, 或Chrome OS可以跟Google Drive線下同步,不用internet也可以用到,在大陸也可以,到有internet或在大陸以外時再連線就可以把資料再次同步了。免費也有15GB, 很夠了,不夠的話給$100 USD一年有1TB。另外一個很好的軟件是Evernotes,你也可以試下。

大project(放各樣projects的地方)
放你任何需要好幾樣事情組織起來(multi-step actions)才能完成的工作。簡單的如購買房屋,旅行,複雜的如公司要做的報告也要放在這個地方。有一個地方將你每一個project的所有資料記錄起來,容易決定下一步要做甚麼,怎樣去發展這些projects。大project也可以算是信息文件夾的一個小分支,當然也可以用Google Drive存放。我建議你分開放工作和私人projects的地方,用Google Drive的話,開一個"work projects"的文件夾和一個"personal projects"的文件夾分開它們就可以了。

等待清單(waiting list)
有時你要等一些其他事情發生才可以做一件事,那你可以放它在等待清單,在覆檢時才去看它們。例如你在討論區問了一個問題等答案,你可以將「查答案」這件事放在等待清單,那你腦袋就不用常常記著要去討論區查答案這件事了。如果你不想等覆檢,可以同時也把這件事放在日曆,提醒自己一個特定時間要去查一查。因為「查答案」這件事是不知要做多少次,而且很多時也可以不一定要做(反正去看的話很大機會還沒有人有答覆),這件事在放日曆的同時也要放在等待清單,確保你就算不依日曆去做,在覆檢時也會有機會考慮要做,不會把事忘了。這個waiting list我是用Google Tasks去放的,因為我Gmail長開,Google Tasks在Gmail的一角,很方便。有個缺點是雖然在Android和iOS有apps可以用Google tasks,但都不是官方的,我有點覺得Google可能對這個Google tasks放棄的樣子。如果你想用一個有更好前景的app,可以用Google Keep。其實有時很多電郵也是你要等某人的回答,你可以在電郵箱開一個夾或標籤叫"@waiting",把那些你在等一些事的電郵放進去。那個"@"可以使到這個標籤排在前的位置,方便你,因為很多郵箱都是用字母去排列文件夾和標籤的。
Gmail介面,右下角是Google Tasks,非常方便
日曆、行事曆
雖然說是日曆,但其實我說的是日曆app,即到時到候有提醒功能。紙的日曆沒提醒功能,又不能隨時看,所以不太方便。我自己用的是Google Calendar,免費,任何地方也可以用。我們日常很多時也有特定時間要做的事,只靠腦袋記會增加我們對生活的壓力,寫在日曆上就好。
Protip: 不要覺得小事就不寫在日曆上,因為小事也會扞擾你的腦,令你有些事牽掛著,而且這個系統的完整性很重要 。

待辦清單(Todo list)
Todo list是放你將會要做的事,通常是當天做的事(這個就是我之前一篇博文裡的「一天的事」清單)。你每天基本上大部份時間都是照著這個清單去做,腦袋不用費力去想下一步要做甚麼。這個list太長的話你會喘不過氣來,所以肯定今天做不了的話就放日曆或差事倉庫。這個跟等待清單一樣,我都是用Google tasks。工作和私人事最好分開兩個todo lists, 那你在私人時間就不用常常看到工作的東西惹煩惱。我自己其實有多一個叫"tomorrow"的list, 用來放我今天做不了,但真的很想短時間內做的東西,我在每天覆檢時都會看看可不可以在todo list擠一點tomorrow清單的事情。

Protip 1: 寫每件要做的事最好寫上有關的資料,例如要打的電話號碼。
Protip 2: 把事情按優先順序編好。
Protip 3: 如果你大概知道幾點要做,可以在事情的前方寫上時間,那你看的時候可以快速跳過現在做不了的事情。

差事倉庫
很遺憾,我們有太多事想做,但可以做的時間太少。對那些想做但沒時間做,或是暫時不能安排時間要做的事,也要把它們記錄好,不然我們腦袋會有所牽掛。這個差事倉庫就是用來放這些事情。我是用Google Drive,開一個叫"activities inventory"的Google Docs文件 (對,這個名稱是從Pomodoro Technique 番茄工作法借來,雖然我本人是不用番茄工作法的) 把所有這些事裝好,分門別類。在你清了Todo list後,可以回來這裡看看有沒有事你可以做。跟todo list一樣,最好分開工作和私人的差事倉庫。

有一些電郵很長是你暫時沒有時間讀,可以在電郵箱開一個"@working"的文件夾或標籤放它們。當然了,如果有太多這些電郵或是有其他有關資料要記錄,可以放在差事倉庫裡。
Protip: 在Gmail開的每一封email都有一個地址,在瀏覽器可以看到,如"https://mail.google.com/mail/u/0/#label/%40working/xxxyyyzzz",你可以把這個地址連同要做的事放入差事倉庫,方便以後開這個文件,這個地址只有你才可以開的。

覆檢、定期覆檢
定期覆檢是GTD的靈魂,有了定期覆檢,你就可以相信GTD這個系統是可以幫你處理好你的人生,即使你的腦袋沒記著!我建議你在日曆上,在工作日的每晚定一個時間做每日覆檢,最少半個小時。每星期五定一個每星期覆檢,因為這是每週工作的最後一天。每個月第一個星期日早上作為每月覆檢。以下是在每樣覆檢要做的事﹕

每日覆檢
  • 最好清空所有電郵,不過Inbox zero是以後有時間才說的一個題目了,呵呵
  • 想想有甚麼事忘了記錄在系統裡,好好記錄它們。
  • 看看Todo list,有沒有東西其實不用太急遲些再做,可以放到差事倉庫或日曆。
  • 看看電郵箱的@working, @waiting, 和你的等待清單waiting list, 想想有甚麼事可以做,加入todo list或日曆。
  • 在Todo list加上明天要做的事,可以在差事倉庫,大project,日曆裡找。
  • 看一看日曆明天要做甚麼,肯定明天要做的事都記錄好,要做的事在Todo list寫好。
  • 雖然好像跟上面有點重複,但最好快速的在大project和差事倉庫看看有甚麼事想明天做,以免遺留。
  • 有寫日記的習慣就在這個時間寫吧!
每星期覆檢
  • 想想有甚麼事忘了記錄在系統裡,好好記錄它們。
  • 想想週末有甚麼事要做,看看差事倉庫,大project,加入todo list。
  • 想想下星期第一個工作日要做甚麼,寫在工作的那個todo list,好好放下心情迎接週末。
每月覆檢
  • 我之前沒有提到,你最好在信息文件夾寫下你人生未來大計,包括五年內,一兩年內要做甚麼,想想每日或每星期要不要分一點時間去實現你的人生大計。在每月覆檢你就做以下的事
  • 看看你的人生大計,想想有沒有要改變,想想有沒有新的人生project想做,或有些舊的project不想做。
  • 看看你的大project,想想要不要加些事在差事倉庫。
  • 想想你個人的GTD系統有沒有要改善的地方。
  • 有時間的話也可以看看你的知識庫,可能會有新的想法。
在設計和實行GTD時,有幾點是要注意的﹕
  • 要記錄好所有事情,想法,主意,信息,在這個GTD系統裡。如果你的系統不完整,你就不會完完全全相信它,你的腦袋就會有東西牽掛。
  • 要選方便的方法去做記錄,你要隨時隨地也可以看到寫到這個系統,才可以保持這個系統的完整性和實用性,所以我都電子化了整個GTD
  • 對不想做的事say "no",你可以在信息文件夾開一個文件用來放這些不想做,但怕以後改變主意的事。如之前所說,系統的完整性很重要,把有少少機會將來會做的東西記錄好,腦袋就不用裝東西了。
  • 覆檢的時間日子要放日曆。
說到這裡,這個GTD大法已經完完整整地介紹給你了,今天開始你就創建你的GTD系統吧!記住也要把你這個系統怎樣去實好寫在你的知識庫,那你每次要實行時就不用怕會忘了看「差事倉庫」或是「等待清單」。把腦袋的東西都放到這個系統裡,讓它為你工作,因為只有清空腦袋,你才可以過無壓力的人生!

2016年7月24日 星期日

控制差事數量,讓時間留白

要人生感到富足,你就要令自己感到是在主宰你自己的人生,而要主宰你的人生,你就要主宰時間,因為當你在時間上游刃有餘,隨時可以做你心血來潮的事的時候,你就會感到你不是被外來的事情推著走,而是你去選擇做你喜歡的事。

無論個人或公司,如果有用開清單(checklist)的人都可能會遇到一個問題,就是要做的差事太多了,而且沒完沒了。我可以告訴你,事實就是事情真的是沒完沒了的,因為不游水的鯊魚就只有死亡,你上司會不斷有新的差事給你,你自己也不斷會有身邊的人和事要處理。要打破這個局面,就要認清楚這個事實﹕
你有無限的差事要做,但你的時間有限,別人也知道你時間有限,所以你不用做所有的差事。
對,就讓事情擱著吧。就我自己來說,有很多題材想在網誌上寫,但我只給自己定下"一星期一文"的目標,這個目標比較容易輕鬆,沒壓力,也就更有動力去做了。其他的,就以後再算吧,時間有限!

每晚睡覺前,想想明天有多少時間做事,開一個清單叫"一天的事",寫下你時間內可以做到的事。如果是工作時間,只分配八成的時間就好,如果是私人時間,如週末,分配五成就好。時間內分配不到的事,就開個文件把它們裝在那裡,到你想做又有時間做的時候才做吧!介紹一下,這個"一天的事"清單你可以用Google Tasks (在Gmail有的) 或Google Keep上存,無論在電腦或電話上也可以看到,可以編輯,超方便。


睡前寫好清單"一天的事"為明天準備
這裡有兩個細節很重要。第一,時間內分配不到的事一定要寫下來,和那些事有關的資料也可以粗略的寫下來,例如一些超連結,參考書的書名,等等。電腦開個文件寫下就好了,快捷方便,文件名可以是"差事倉庫"("activities inventory"),甚麼都可以,但你要記得你存好的地方。這樣做你就是真的把事情放下了,心裡會很舒坦,不用常常要想著有甚麼事情還沒做。到你計劃空閒時間要做甚麼的時候,才來這裡找找看就可以了。如果事情是你真的要做,但不是明天做的話,可以放在日曆軟件,例如Google Calendar,提示自己下次分配時間要考慮這件事。第二個細節,就是要將這個"差事倉庫",放一個你不會常常看到的地方,因為眼不見為乾淨 ^_^ 你知道它的存在,知道它在哪就好,常常給你看到的話只會增加壓力。
時間內分配不了的事寫在"差事倉庫",可以安心睡覺了。

在睡覺前寫明天要做的"一天的事"對睡眠有很大幫助喔,明天要做的事都決定好了,而以後的事有明天可以再分配,現在不睡覺還做甚麼 ^_^ ?

每天你就跟著"一天的事"去做就好了,做完一樣剔一樣,我建議是由最重要的事開始做,甚至在吃早餐之前做,不過也是隨你啦。
好了,做完了,有多餘時間,怎麼辦?去輕鬆一下吧!打機、刷facebook、微信、聊天比屁,甚至只坐著甚麼都不做(不就是冥想嘛^_^|),都可以!有人打給你約你今晚吃飯嗎?去吧,你有時間!沒有包袱的你可以做任何喜歡的事,因為你今天已經"做夠了"。



我知你在想甚麼,不是有那個"差事倉庫"嗎?不用管它了嗎?要做廢青了嗎?其實當你做完"一天的事",真正有空的時候,在"差事倉庫"裡找些事放進今天"一天的事"去做也可以,也是我鼓勵的事,畢竟社會上需要很多像你這樣努力工作的人!不過我先說你有空的話可以去輕鬆,就是想強調一點:
只有當你每天都有自己的時間,可以隨時沒有包袱地做任何的事,你才可以獲得真正心靈上的自由,你才會感到滿足。
想做多一點的話,是你的選擇自由,不是無奈的接受。讓時間留白,就是為了有更多的選擇。