為了無壓人生，實踐GTD (Getting Things Done)

GTD是一本很出名，關於時間管理的書，全寫是Getting Things Done，中文譯作搞定: 無壓工作的藝術。作者David Allen有三十多年研究和輔導很多大公司管理層，幫助他們管理時間和壓力，令他們可以將注意力放在公司的遠見上，大大提升執行力。我覺得這本書的厲害之處是作者解釋了我們日常壓力的來源，而且提供了一個全面可行的系統去做時間管理，解決我們對時間喘不過起來的壓力。

GTD的中心思想是將我們日常面臨要做的事和想法通通記錄好，放在一個我們信任的系統裡，釋放我們的大腦，令我們的大腦不用裝東西，而只需要用來處理事情，那就可以在不用的時候就不用，到工作的時候才用，達至mind like water(心靜如水)的境界。

為甚麼雪櫃要二十四小時不停運作？那是因為雪櫃裡裝了東西，間中外面的熱氣會走入來，而雪櫃要不時確保裡面的温度低於一個水平，根本不可能停下來。我們的腦如果像雪櫃一樣裝滿東西，腦袋為了做好管理那些東西的責任，就要時不時開動檢查那些東西，確保它們妥妥當當，所以我們的大腦沒辦法好好休息。相反如果我們的腦是一部冷氣機，我們可以需要用它的時候才開動它，不用的時候就把它關掉，讓它有很多時間休息，到用的時候它就會精神爽利。

要把我們的大腦由雪櫃變冷氣機，秘訣就是用一個系統來代替你的腦袋去把事情「裝」起來，而你想工作時，只要跟著這個系統去執行就可以了。



這個GTD系統有點複雜，而且在用起來的時候不同的人會把它「個人化」一點，以下是我把它個人化了一點後將整個系統完整地用一幅流程圖來表達。


先來看用黑色實線箭咀的主要流程。假設你有一封郵件要寄出，你會在這幅圖的「有事情要做嗎？」這個位置。這是一件要真的做的事，不是簡單的看完就算的信息，所以直落下去「現在可以做嗎？」。這個位置是問寄郵件這件事現在可不可以做，不是問你現在可不可以做，例如，如果你不清楚地址，要等別人來告訴你，那這件事就是「不可以」現在做，那你可以寫在等待清單上，或寫上日曆提醒自己以後問人，之後就可以「當」這件事是處理掉了。當然，一般來說你都已經知道地址，這就是一件現在可以做的事。你第一要想到的，是可不可以找別人幫你做，例如你知有家人今天會經過郵箱，或是你有下屬，可以請他們幫你處理掉這件事了。正常情況下，你就要自己做，會去到「現在有時間做嗎？」的位置。如果現在有時間的話，就動手吧，通常如果事情用很短時間就做到的話，例如兩分鐘以內，那還是現在動手好。如果不可以，那就放入Todo list(待辦清單)，或是差事倉庫。它們的分別在於Todo list是放今天要做的事或是短時間內要做的事，差事倉庫是用來放現在安排不了時間去做的事。如果現在沒時間做，但知道將來哪個時間有空可以做，就把寄郵件這件事放在日曆上就好了，記住要寫上確定時間和相關的資料。

再看看另外一個主要流程的例子。老闆要你交一份香港零售市場分析報告，那你在「有事情要做嗎？」的這個位置，因為這件事情有很多其他事情要做，你要在你的文件夾裡開一個大project文件，寫上這個「香港零售市場分析報告」project和日子。在這個project的第一件事﹕看看市場分析報告要有甚麼事要做。這件事會進入主要流程「現在可以做嗎？」的位置，你就當這件事和其他的一樣去用這個GTD把它處理就行了。如果你想起要問一個同事要不要跟你做這份報告，這件「問同事」事情在「有事情要做嗎？」這個位置時，要寫在你開的那個文件裡，之後才進入「現在可以做嗎？」的位置。

最後一個主要流程例子是由新信息開始，例如你得到一張食譜，或看到報紙上一張coupon，在「有事情要做嗎？」的這個位置是沒有(除非你現在就要吃)，所以放入你的信息文件夾裡，分門別類收藏好。如果那個信息是香港電子零售市場報告，但當然放在「香港零售市場分析報告」這個project的文件夾裡了。

黑色虛線箭咀是日曆引發的事情，這個日曆通常是指像Google Calendar或簡單的鬧鐘去提醒你有事情要做，在時間到的時候你把事情放入主要流程去處理就好了(通常是直接去到「動手做」)。

藍色虛線箭咀是你在每日，每星期和每月的覆檢中要看的各個系統部份，我下面會有詳細一點的解釋。

紅色虛線箭咀是在覆檢時引發的新事情，新想法，或新信息，或舊的事情要從新編排(例如發現在差事倉庫中的「寄郵件」項目真的要明天做了)，都通通進入主要流程去處理。

以上總算將這個GTD系統簡要的介紹了一編，主要都是從新的事情、主意、想法、或信息去做出發點，講解怎樣去把它們記錄好，令大腦可以暫時忘掉新外來物的衝擊。但要做到一勞永逸，不讓這些系統裡的東西走出來騷擾你的清靜，你就要明白最重要的環節：定期覆檢。只有在你清楚明白，任何事情都會給「定期覆檢」像一張網的包住，你才可以相信這個系統真的可以幫你運籌唯握，而你越相信它，它就越可靠。如果說以上的GTD圖是做到「無壓人生」的秘訣，那詳細解釋「定期覆檢」的做法就算是運用這個秘訣的「心法」。不過在解釋「定期覆檢」之前，先講一講系統裡幾個「儲存器」﹕

信息文件夾(知識庫)

這是一個地方來放你所有信息，參考資料，筆記，可以算是你的知識庫，分門別類放好以後可以容易找。這個知識庫要有這些功能﹕

• 可以在任何地方也可以看和寫
• 可以放便的隨時看和寫
• 容易搜尋資料
• 穩陣，不會容易丟掉
• 地方夠大，可以放很多資料
• 任何媒體的資料也可以放，例如文件，音樂，視訊，等等

我建議我現在用的Google Drive去做這個知識庫，因為它符合以上所有條件，有雲端同步所有地方，所有電子產品。Google是一間大公司，而且對Google Drive是很堅定的發展，不會有以後要轉地方的問題。你用Android, iOS, 或Chrome OS可以跟Google Drive線下同步，不用internet也可以用到，在大陸也可以，到有internet或在大陸以外時再連線就可以把資料再次同步了。免費也有15GB, 很夠了，不夠的話給$100 USD一年有1TB。另外一個很好的軟件是Evernotes，你也可以試下。

大project(放各樣projects的地方)

放你任何需要好幾樣事情組織起來(multi-step actions)才能完成的工作。簡單的如購買房屋，旅行，複雜的如公司要做的報告也要放在這個地方。有一個地方將你每一個project的所有資料記錄起來，容易決定下一步要做甚麼，怎樣去發展這些projects。大project也可以算是信息文件夾的一個小分支，當然也可以用Google Drive存放。我建議你分開放工作和私人projects的地方，用Google Drive的話，開一個"work projects"的文件夾和一個"personal projects"的文件夾分開它們就可以了。

等待清單(waiting list)

有時你要等一些其他事情發生才可以做一件事，那你可以放它在等待清單，在覆檢時才去看它們。例如你在討論區問了一個問題等答案，你可以將「查答案」這件事放在等待清單，那你腦袋就不用常常記著要去討論區查答案這件事了。如果你不想等覆檢，可以同時也把這件事放在日曆，提醒自己一個特定時間要去查一查。因為「查答案」這件事是不知要做多少次，而且很多時也可以不一定要做(反正去看的話很大機會還沒有人有答覆)，這件事在放日曆的同時也要放在等待清單，確保你就算不依日曆去做，在覆檢時也會有機會考慮要做，不會把事忘了。這個waiting list我是用Google Tasks去放的，因為我Gmail長開，Google Tasks在Gmail的一角，很方便。有個缺點是雖然在Android和iOS有apps可以用Google tasks，但都不是官方的，我有點覺得Google可能對這個Google tasks放棄的樣子。如果你想用一個有更好前景的app，可以用Google Keep。其實有時很多電郵也是你要等某人的回答，你可以在電郵箱開一個夾或標籤叫"@waiting"，把那些你在等一些事的電郵放進去。那個"@"可以使到這個標籤排在前的位置，方便你，因為很多郵箱都是用字母去排列文件夾和標籤的。

Gmail介面，右下角是Google Tasks，非常方便

日曆、行事曆

雖然說是日曆，但其實我說的是日曆app，即到時到候有提醒功能。紙的日曆沒提醒功能，又不能隨時看，所以不太方便。我自己用的是Google Calendar，免費，任何地方也可以用。我們日常很多時也有特定時間要做的事，只靠腦袋記會增加我們對生活的壓力，寫在日曆上就好。

Protip: 不要覺得小事就不寫在日曆上，因為小事也會扞擾你的腦，令你有些事牽掛著，而且這個系統的完整性很重要 。

待辦清單(Todo list)

Todo list是放你將會要做的事，通常是當天做的事(這個就是我之前一篇博文裡的「一天的事」清單)。你每天基本上大部份時間都是照著這個清單去做，腦袋不用費力去想下一步要做甚麼。這個list太長的話你會喘不過氣來，所以肯定今天做不了的話就放日曆或差事倉庫。這個跟等待清單一樣，我都是用Google tasks。工作和私人事最好分開兩個todo lists, 那你在私人時間就不用常常看到工作的東西惹煩惱。我自己其實有多一個叫"tomorrow"的list, 用來放我今天做不了，但真的很想短時間內做的東西，我在每天覆檢時都會看看可不可以在todo list擠一點tomorrow清單的事情。

Protip 1: 寫每件要做的事最好寫上有關的資料，例如要打的電話號碼。

Protip 2: 把事情按優先順序編好。

Protip 3: 如果你大概知道幾點要做，可以在事情的前方寫上時間，那你看的時候可以快速跳過現在做不了的事情。

差事倉庫

很遺憾，我們有太多事想做，但可以做的時間太少。對那些想做但沒時間做，或是暫時不能安排時間要做的事，也要把它們記錄好，不然我們腦袋會有所牽掛。這個差事倉庫就是用來放這些事情。我是用Google Drive，開一個叫"activities inventory"的Google Docs文件 (對，這個名稱是從Pomodoro Technique 番茄工作法借來，雖然我本人是不用番茄工作法的) 把所有這些事裝好，分門別類。在你清了Todo list後，可以回來這裡看看有沒有事你可以做。跟todo list一樣，最好分開工作和私人的差事倉庫。

有一些電郵很長是你暫時沒有時間讀，可以在電郵箱開一個"@working"的文件夾或標籤放它們。當然了，如果有太多這些電郵或是有其他有關資料要記錄，可以放在差事倉庫裡。

Protip: 在Gmail開的每一封email都有一個地址，在瀏覽器可以看到，如"https://mail.google.com/mail/u/0/#label/%40working/xxxyyyzzz"，你可以把這個地址連同要做的事放入差事倉庫，方便以後開這個文件，這個地址只有你才可以開的。

覆檢、定期覆檢

定期覆檢是GTD的靈魂，有了定期覆檢，你就可以相信GTD這個系統是可以幫你處理好你的人生，即使你的腦袋沒記著！我建議你在日曆上，在工作日的每晚定一個時間做每日覆檢，最少半個小時。每星期五定一個每星期覆檢，因為這是每週工作的最後一天。每個月第一個星期日早上作為每月覆檢。以下是在每樣覆檢要做的事﹕

每日覆檢

• 最好清空所有電郵，不過Inbox zero是以後有時間才說的一個題目了，呵呵
• 想想有甚麼事忘了記錄在系統裡，好好記錄它們。
• 看看Todo list，有沒有東西其實不用太急遲些再做，可以放到差事倉庫或日曆。
• 看看電郵箱的@working, @waiting, 和你的等待清單waiting list, 想想有甚麼事可以做，加入todo list或日曆。
• 在Todo list加上明天要做的事，可以在差事倉庫，大project，日曆裡找。
• 看一看日曆明天要做甚麼，肯定明天要做的事都記錄好，要做的事在Todo list寫好。
• 雖然好像跟上面有點重複，但最好快速的在大project和差事倉庫看看有甚麼事想明天做，以免遺留。
• 有寫日記的習慣就在這個時間寫吧！

每星期覆檢

• 想想有甚麼事忘了記錄在系統裡，好好記錄它們。
• 想想週末有甚麼事要做，看看差事倉庫，大project，加入todo list。
• 想想下星期第一個工作日要做甚麼，寫在工作的那個todo list，好好放下心情迎接週末。

每月覆檢

• 我之前沒有提到，你最好在信息文件夾寫下你人生未來大計，包括五年內，一兩年內要做甚麼，想想每日或每星期要不要分一點時間去實現你的人生大計。在每月覆檢你就做以下的事
• 看看你的人生大計，想想有沒有要改變，想想有沒有新的人生project想做，或有些舊的project不想做。
• 看看你的大project，想想要不要加些事在差事倉庫。
• 想想你個人的GTD系統有沒有要改善的地方。
• 有時間的話也可以看看你的知識庫，可能會有新的想法。

在設計和實行GTD時，有幾點是要注意的﹕

• 要記錄好所有事情，想法，主意，信息，在這個GTD系統裡。如果你的系統不完整，你就不會完完全全相信它，你的腦袋就會有東西牽掛。
• 要選方便的方法去做記錄，你要隨時隨地也可以看到寫到這個系統，才可以保持這個系統的完整性和實用性，所以我都電子化了整個GTD
• 對不想做的事say "no"，你可以在信息文件夾開一個文件用來放這些不想做，但怕以後改變主意的事。如之前所說，系統的完整性很重要，把有少少機會將來會做的東西記錄好，腦袋就不用裝東西了。
• 覆檢的時間日子要放日曆。

說到這裡，這個GTD大法已經完完整整地介紹給你了，今天開始你就創建你的GTD系統吧！記住也要把你這個系統怎樣去實好寫在你的知識庫，那你每次要實行時就不用怕會忘了看「差事倉庫」或是「等待清單」。把腦袋的東西都放到這個系統裡，讓它為你工作，因為只有清空腦袋，你才可以過無壓力的人生！