2016年8月15日 星期一

清單一切,連想都懶得想

最近讀了一本書叫為甚麼精英都是清單控(英文Listful Thinking),我一開始以為只是勸你要多做todo list,沒甚麼特別,但看完一兩章之後多了點啓發,竟然把整本書都看完,有點意料之外。GTD提供了一個無壓人生的框架,而善用清單就可以將GTD實行到底,更加廣泛地應用在日常生活上。

清單可以定義得很廣泛,基本上所有把東西列出來的方法,都可以叫做清單,包括了待辦清單(Todo list)、檢查表(checklist)、菜單(menu)、優點缺點列表(pro/con listing),還有筆記式的清單。大家有聽過一個叫SOP, Standard Operation Procedure的字吧,我個人認為其實就是一個fancy checklist!在講解不同清單的應用場景之前,先用清單^_^列出用清單的好處:
1. 減低緊張不安。因為你要記著的東西都寫下了,你就不用費時和費神去苦苦回憶。
2. 讓我們更專注。我們的腦知道我們有東西沒有寫下來,所以要不停分點「腦力」間中回憶一下來增加記憶,寫下了就不用浪費這些腦力而去專心我們要做的工作。工作效率高了,我們有更多時間做其他事情。
3. 增強信心,不用怕忘了事情。而且在todo list上剔掉事情是一件很爽的事。
4. 幫助抓出重點的能力。列清單其實就是書一堆堆抽象的訊息中抓出重點的動作。
5. 整理思緒。專家發現,把東西寫下有助我們的創造力,尤其是用紙筆寫下,不是電腦的打出來。我覺得這點很有趣,應該是把「減低緊張不安」,「讓我們更專注」和「幫助抓出重點的能力」結合出來的成果。
6. 讓我們做好準備。看這篇文之後一些菜單和近似筆記的例子。
7. 減少context switch(不知中文是甚麼,我譯作「環境轉換」,但用的時候意思更似「轉換成本」)。多任務處理(multi-tasking)不是人類善長的項目,因為轉換任務時有context switch,即是由任務A轉做任務B,再轉回任務A時,我們會不完全記得任務A在轉換之前的進度,減低了工作效率。常見的例子是吃完午餐後重回工作枱,或放假後返回工作時。清單可以減少忘掉進度的這個問題。
有這麼多的好處,那就看看許多清單的應用場景吧!以下的提議我都是強烈推薦用Google Drive, Google Keep,同Google Tasks。電子化,不會丟。

選貼心食物的菜單
你是家裡負責家人饍食的偉大媽媽嗎?每天都會有今天煮甚麼的煩腦嗎?把家人喜歡的菜式都列出來吧,不要用記的了。把菜式名稱記在電腦,把菜式分類,分開素菜,肉,根部蔬菜(e.g薯仔)﹐海鮮,炒粉麵飯等等,列印出來,看著做決定,再沒有記的煩惱。平時留意家人說喜歡吃甚麼,想吃甚麼,寫下來,增加你這張菜單的豐富性。如果你連做決定都懶,可以抽簽!如果不知怎樣分類的話落樓下茶記拿張外賣紙偷師!
選貼心食物的菜單

幫你拿主意的菜單
中午吃飯不知大伙去哪兒嗎?把去過的地方寫下來,沒主意的時候拿出來挑一個就又一天了。

娛樂清單
把喜歡休閒時做的事列出來,如看電視,聽音樂,落星巴歎咖啡,等等。

十萬個為甚麼不是一天建成的
你有試過在平時無端端想起一個問題想問一個朋友嗎?在職人仕和從前朋友見面的機會比以前少了,有空約出來有時也不知說甚麼,那平時想起的問題就速速記下來,見面時可以拿出來用。

社交好幫手
要裝社交高手,可以把一堆問題,或一些小故事,小笑話,平時想到就寫下來,做好準備,到出席公開場合時用。Listful Thinking一書中提及你可以想像你如果見到哪個偶像要問甚麼做甚麼,也可以弄一張清單,到你真的有機會見到他/她是,不會不知所措,錯失時機。

做足功課checklist
你的工作要經常見客人嗎?有見完面卻後悔忘了問的問題,忘了要給客戶的資料嗎?我建議寫好一張checklist做範本(template),通常賣保險賣樓賣基金都是問那幾個問題的,做個範本很有用處。在和每個新客戶通話或見面之前可以用範本做基礎,根據每個客的個別需要不時想到甚麼可以寫下,到第二次接觸時可以得心應手。

One on One清單
你工作要和上司或下屬一對一見面嗎?弄一個清單吧,不然下次見面你眼望我眼。

每日Todo list
傳統的每日todo list增加工作效率是常識。當然也可以用來享受人生

分析拆解list
有試過選電腦,選房子,大學選科時的煩惱嗎?把每樣選項的特點用二維度(two dimension)的表格列出來,一目了然。很多賣電腦公司的網站也有用相同表格的。
分析拆解list

想都懶得想checklist
放假時,最怕的是返回工作崗位時,忘了要做甚麼。一個好辦法就是在放假前,簡單寫下公司和團隊的現況,同事正在做的事,和你放完假返回工作時要做的事。你返回工作時望一望,就知道要做甚麼,想都不用想。你將要記錄甚麼都寫在一個checklist上,在放假前像執藥般照做就輕輕鬆鬆去放假。

GTD checklist
GTD這個系統很複雜,把你GTD用的各種工具同apps記錄好,覆檢時要做的事也記錄好,就可以輕易的駕馭GTD。(請看為了無壓人生,實踐GTD一文)

交費用list
將每個月要交的費用列出來,不要靠等通知,可以讓你有掌握一切的感覺。每年的費用也可以寫下,間中望一望,少出差錯。有自動轉帳也有用,因為要幾時知道戶口要留錢。
交費用list

靈感不是一秒間的事
你寫每一篇網誌都是由零開始的嗎?偷偷告訴你,我每篇網誌都用了很多日子來做功課的。我每想起一個題目都會在Google Drive開個Google Docs文件,之後平時每有新想法或新資料都立刻在todo list上寫下(用Google tasks),到有電腦時把那些todo list上的想法搬去那些文件。有新想法時不直接寫在Google Docs上是因為電話開Google Docs比較慢,這些想法捕捉要快,不然轉眼忘了可惜。到每個週末時把資料和想法整理好,就是一篇博文了!

文章可以列出來
寫一篇文章很多時不知從何寫起,把文章的架構列出來,可以先把重點也列出來,那就完成你文章的第一個版本,version one了。在這個框架上開始寫就不用由零開始了。

分享了這麼多,你也自己想想可以在甚麼地方應用到清單,盡量用。不知由哪兒開始,可以在每週要做的事上,加上這項

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