Timeboxing的妙用

Timeboxing是指限定一段時間來做一件事情，是時間管理的一種。例如在上學的每一堂時間都是大約固定在一個小時的， 那算是timeboxing，而如果自己去圖書館看書的話，我們很少會限制自己時間，那就是比較open-ended的。根據我自己經驗，給自己限定一段時間做一件事時，因為會對時間更加敏感，做起事時更有效率。以下我綜合了幾樣timeboxing的用法：

一. 開始一件困難的事
寫一篇文，做一個project，或者想一個生意點子，都需要我們用很多時間和腦汁，而我們應對的一般方法是：拖延。例如要作文的話，我們會給自己說：「等我先做完手上的一件小事，之後騰出一大片時間來認認真真寫這篇文。」但結果是，那大片的時間會因為各種小事而越來越少，當那片時間少了，我們就可以給自己借口，反正也不夠時間，等下次再算。

要解決這個拖延的問題，我們可以給自己定一段短時間，如二十分鐘，目標是把要做的事的其中一部份做起，例如是大鋼，甚至是只列出幾個要寫的要點也好，當然也可以用之前提過的freewriting。記住，你要尊重這個定下的二十分鐘，在這段時間內不能做其他事，不能想其他事情，而二十分鐘過後，就要按約定讓自己可以做其他的事，甚至是吃些小食給自己做獎勵。

萬事起頭難，而這個「難」，令我們不想開始。只要應承自己，再痛苦也只是二十分鐘的事，我們會更有勇氣開始。



二. 將煩瑣的事集中在一起完成
生活中總有些瑣事是不難做，但又不得不做的，例如家務，工作中的email，打電話叫人修理家中電器，每月交費用等等。將這些瑣事定在一個時間，例如私人的可以是星期六的上午，工作的就早上的半個小時，集中在一起，那麼其他時間就不用為這些瑣事煩。用這個方法時，限不限時可以跟據自己喜好決定，重點是把它們集中在一個大概時間完成，給其他喜歡的事留空間。



三. 速讀
這個我還沒練成，主要是FOMO累事。不過我知道有個速讀的練法是限定自己要在二十分鐘完成看一本書，時間的壓逼感可以令自己更專心，更容易在短時間內獲得一本書的大部份知識。



四. 限時完成
其本上就是最常用的timeboxing，限定自己在一段時間內完成一件或數件事。每日的Todo list算是一種，把幾件要做的事限制自己在一天內完成。我的經驗是有時行得通，有時行不通，主要是因為我自己知道其實我有限定以外的時間去做那些事，忍不住procrastinate了。這個用法的關鍵是不要勉強把太多事放在一段時間內，最好是留有九成或以上機會完成的時間(可以看看之前的一篇控制差事數量，讓時間留白)。



五. 拆開一件大事
我們總會有一些事想去做，例如學好英文文法之類。這些事需要很多時間，通常我們都會預定數月後的一至兩個月來做，例如「今年報讀五月到六月每個星期六日的英文堂」之類。如果是要像報堂這些需要有其他人的，那也只好是這樣做，但如果是可以自己做的，例如砌一千塊拼圖，學一千個生字之類，這樣定時間的方法失敗率是超過90%！最好的方法是今個星期就開始就做，例如定下每個週六的早上十點到十二點(短一點也可以)，或是每晚睡前的十五分鐘。這樣就不給自己留下拖延的機會，每星期也為自己的目標去努力，每星期也看到自己進步一點，人生會充實很多。



六. 給最重要的事預留空間
重要的事其實就是喜歡的事。我們每日都有很多時間是不能自己支配，久而久之，不知生活是為了甚麼(這是水這段片由0:40到1:24形容得很貼切)。如巴菲特所說，不要saving up sex for old age。在日常生活，每一天，或每一個星期，要找些時間做喜歡的事情，例如砌模型、學烹調、讀一本喜歡的書、看戲，等等。放在Calendar裡，以免忘掉，而且因為放了在Calendar，可以給自己理由在這段時間內享受人生，不做其他的事。這樣的話，因為每天或每星期都有真真正正屬於自己的時間，做人會快樂很多。



總結
除了用時間的壓逼感令自己增加工作的效率外，我覺得Timeboxing的作用主要在於把時間確實分配到要做的事上面。很多事情只要放足夠時間就會完成，但是因為需要用的時間不確定，或事情的進度不確定，我們選擇去拖延，即等於分配零時間去事情上，那就永遠做不了想要做的事。Timeboxing給予我們解決方法，讓我們不用定一個要完成的時間，而是定一個要做的時間，只要每天或每星期都放一點時間在我們想要完成的事上，目標終會有日達到。

保持正面心態是應付逆景的良藥

有個故事是這樣的:

有一對孿生兄弟跟著一個酗酒的老豆長大。其中一個大了後成了酗酒漢，另外一個則從來不飲酒。有個記者就問其中一個為甚麼他是一個酗酒漢，他說：「因為我有一個酗酒的老豆，他對我的影響很深。」跟著，記者問另外一個兄弟為甚麼他從來不喝酒，他說：「因為我有一個酗酒的老豆，他對我的影響很深。」

這個故事的寓意是，很多環境因素是你不能改變的：你不能選擇你的父母，你的兄弟姊妹，你親生的子女，你出生的國家，你成長的地方，你的外貌，還有你的身高。很多時，付出了，也未必有回報。有時，沒做錯事，不幸的事郤找上你。這一切，都會對你有影響，而影響是正面還是負面，在乎你的心態，而你的心態，是你能力以內可以控制，可以改變的地方。When there is a will, there's a way。

「隨意去寫」引發思考

我通常會在以下兩個情形在Google Docs上用英文打字，想幾多打幾多，隨意去寫一寫:

一. 寫文章
雖然我的網誌是中文，但其實我每一篇都會先用英文打一次草稿，很亂的草稿。用英文並不是因為我英文好，而是打英文比較快。打的時候不會去想英文文法，串字，而只是不斷的把我腦中想說的重點打出來。打完之後，通常過幾天才會用中文慢慢正式的把文章打出來，加些references，加些圖片之類，再執一執。這個方法有點似以前中文寫作堂老師給的大綱，只不過這個大綱有更多的細節。

二. 應付工作上的差事(task)
我的工作是一個task一個task的，每個task都要用幾個小時、幾天、或幾個星期去完成，當然很多時也要同時處理幾個tasks。每當開始一個預計要用多過幾分鐘完成的task的時候，我都會開一個文件，寫一寫我對這件事知幾多，需要知甚麼，怎樣才可以make progress，下一步要做，要讀或要試甚麼，等等。我也會當這個文件是工作日誌，寫下我對這個task做了甚麼，為甚麼這樣做，甚至跟別人的對話內容，等等。這樣寫出來有三個好處:

1. 記下一些重要的資料，例如重要人物、一些有用的links、進度。
2. 給自己留下了麵包屑(breadcrumbs)，方便自己從別的事轉回來時可以重拾進度，減少context switch的overhead. 這份記錄在日後給別人問起那個差事時也不用太難去找回記憶。
3. 我發覺有時寫這個文件的好處是，它會幫我引發出更多想法。這些tasks有點似警察案件，不知下一步怎樣做是常有的事。寫下我知道甚麼，現在的狀況是甚麼，之後，很多時都會靈光一閃，很自然想到下一步有甚麼可以試。還有一個bonus，就是出差錯的機會少很多，因為不會遺留了腦中想過要處理或檢查的地方。這個文件也可以說是一個brain dump。

隨心隨意的去寫幫了我很多，所以我想知道有沒有別人有一樣的看法。我google了一下"freewriting"這個字，發現了一本書叫Accidental Genius，而且還有中文版叫自由書寫術。當我讀這本書的時候，令我既驚且喜，原來我不是地球上第一個人發現「隨意去寫」的好處 :(

作者Mark Levy寫的內容跟我很有共鳴，他還科學地說明了為甚麼freewriting對我們思考的幫助那麼大。我把書的重點整理一下，加上自己的經驗，列出以下幾個freewriting的好處：

I. 你的手會幫你的腦袋思考

人腦在思考時很多時都會分心，你應該也有這個經驗：在早上要做一條難題的時候，看一看時間，就不其然去想中午的時候要去哪吃飯，想想自己的股票怎樣。寫(或是打字)的這個動作就是利用你的手把你的腦袋專注在正事，好像把腦袋逼入牆角，要它想出好主意來。作者稱這個為"forced creativity"(逼出來的創意)。



II. 把想法寫下可以避免腦袋花時間去回憶，留多些腦力去創作
這個想法是源自Getting Things Done (GTD)

GTD的中心思想是將我們日常面臨要做的事和想法通通記錄好，放在一個我們信任的系統裡，釋放我們的大腦，令我們的大腦不用裝東西，而只需要用來處理事情，那就可以在不用的時候就不用，到工作的時候才用，達至mind like water(心靜如水)的境界。

人腦的記憶能力很差，所以記錄這件事就由電腦或紙代勞較好。如果你在想點子的時候只靠腦在想，在想法每延伸一點的時候都會少不免要回溯一下，怕漏了重點，沒想得周全，也要花腦力去把細節記好，怕之後忘掉。創作想點子時，最好的方法是邊想邊寫，你的腦袋就可以用百分百的時間和精神去一直的「想」，將想法不斷的伸延，不用花資源在「記」上。

III. 「抽象想法」變「具體方案」
我們很多時都會把抽象的想法誤以為自己懂得怎樣去實行。在上數學或物理堂應該有試過以下經驗：看著老師解題時一步一步的把題目解出來，我們明白了，就以為自己懂得怎麼做，結果在自己做題目或考試的時候郤想不出每一步跟著要怎麼做。原因就是我們沒把細節想清楚。有句話是"Ideas are commodity. Execution of them is not" (想主意每個人都會，把真正執行才有價值)，要把空想變成可以執行的方案，就是靠「寫下」這個動作把一個想法的細節記錄好，想好，解決好。



VI. 寫出來的「稿」給你一個可以改進的prototype
和產品一樣，好的想法很多時不是一次過想出來，而是要經過不斷的改進和檢討。只有你把一個想法寫出來了，你才有一個可以改進和加工的基礎，這個也是我在自學成為一門學問的專家一文中提及的brain dump和知識庫。



V. 幫你解決問題
之前也提及，freewriting有時可以幫我想出下一步要做法，為難題找出突破點。有兩個要點:

1. 寫下這個問題已知的事實，就算是很明顯的事實也寫下，寫下現在的狀況是甚麼，你想過甚麼，其他人有甚麼想法，有甚麼是試過，有甚麼可以去試，有甚麼障礙，等等。
2. 不要把這些事情列出來，而是像敍事的方式，把想法廷伸的寫出來。當然，在想法想出來後，整理時把要點用清單列出來會較易把細節覆蓋好。

Freewriting的幾個貼士：

A. 想一百個點子比想一個點子好
重量不重質，把要求降低，想出越多好越好，這樣才可以真真正正的把你的腦力發揮出來。有時好點子並不是最後想出來的那個，而是之前幾個點子的延伸加強版。

B. 不要理會文法、用字
寫出來時要快，只有當你寫的速度和想的速度接近，你才可以逼你的腦一直運作不是去發白日夢。

C. 想甚麼、寫甚麼
想到哪寫到哪，不用為每一個想法去解釋，關掉你腦的「編輯器」，不要讓瑣事打斷思絮。

D. 不斷把想法去伸延
在想法子是，很多時會有很多支節要做決定，不要花太多時間在支節上，先選一候路走下去，不斷的走，直到盡頭。因為你把這條「思路」寫下了，要走回去試別的分叉路很容易，不用擔心。

E. 在死角上轉移焦點
如果想到一個地方再想不下去時，可以試試問自己一些轉移焦點的問題，例如：「我現在在想甚麼？」「可不可以用別的角度去把這個想法寫出來？」你會發覺在你去答這些問題時會有新的主意冒出來。

F. 找偶像幫你解決問題
你可以幻想一下如果是一個你心目中的高手，他/她會怎樣去看你的問題，怎樣去解決。你可以寫下你和這個偶像的「對話」，你甚至可以去挑戰他，質問他，你自自然然就會找到解決問題的方法。



Freewriting，隨心隨意的去寫，是又便宜又有效率的思考方法，說出來可能難以置信，但用過的話一定對它愛不釋手，還會不斷地去找新的地方去應用它。